opccontabilidad

Registro de documentos

Este módulo permite consultar y procesar cada uno de los documentos en cuanto a la parte contable.

Ingresar por la pestaña de CONTABILIDAD, luego dar clic en REGISTRO DE DOCUMENTOS.

regdocs

CREAR UN DOCUMENTO

Presenta una ventana con dos áreas, la primera son los datos principales del documento (TIPODOC, NÚMERO, FECHA, OBSERVACIONES, FORMA DE PAGO, SALDO ANTERIOR, CHEQUES) se define como MAESTRO.

En la segunda área están los campos para identificar el movimiento que tiene el documento (CUENTA, DESCRIPCIÓN, NOMBRE TERCERO, INMUEBLE, TIPO MOVIMIENTO, VALOR, CONCEPTO Y CENTRO DE COSTOS) se define como DETALLE.

Varios de estos campos cambian dependiendo del tipo de documento a usar, otros se vuelven obligatorios los cuales dependen de la parametrización de las cuentas y los conceptos.

Totales: Ningún documento se puede guardar si sus saldos débito y crédito no se encuentran iguales.

Dar clic en "Nuevo". Despliegue la lista de TIPO DOC. y seleccione el documento a crear.

El campo consecutivo se mostrará automáticamente, si el tipo de documento tiene marcado el consecutivo como manual, se debera diligenciar este campo. (Verificar el valor en Tipos de Documentos Contables).

Dependiendo del documento diligencie los campos del maestro posteriormente desplazarse al detalle. En los campos CUENTA, TERCERO E INMUEBLE puede acceder con la tecla ENTER para realizar la búsqueda correspondiente.

Luego que el documento este cuadrado tanto en sus débitos como en sus créditos presione Guardar.

BUSCAR (Cuadro Rojo)

Permite buscar TODOS los documentos que se han generado realizando la búsqueda por Tipo de Documento, Número de Documento u Observación.

UTILIDADES EN REGISTROS DE DOCUMENTOS (Cuadro Verde)

ABRIR PERIODO:

Permite desplazarse entre periodos del mismo proyecto.

Dar clic sobre la opción y escoger el mes y el año en el cual va a trabajar.

abrirperiodo

GUARDAR Y PEGAR DOCUMENTOS EN LIBRERÍA:

Esta funcionalidad se usa principalmente cuando hay documentos extensos que deben realizarse por período (Ej: Causación nómina), de esta manera el documento se copia en la primera elaboración y en los siguientes periodos se pega en el período respectivo y se realizan las modificaciones pertinentes.

Con el documento abierto en Registro de Documentos, dirigirse al menu boton_utilidades y posteriormente dar clic en boton_guardarlib

guardar_lib

Confirmar el guardado del documento, y posteriormente diligenciar el nombre que tendra el documento en libreria.

confir_lib
msj_guardado

Posteriormente se realiza el pegado del documento, sea en el mismo o en un período diferente, nuevamente en Registro de Documentos, menú boton_utilidades, opción boton_plib

peg_lib

El sistema habilitará la ventana Movimiento Libreria, en ella se podrán gestionar los archivos que fueron copiados, se realiza la búsqueda ingresando el consecutivo o el tipo de documento en el campo VALOR y dando clic en b_buscar, en la mitad superior de la ventana se visualizará el resultado de la búsqueda, dar clic en el documento para seleccionarlo y mostrar en la mitad inferior los movimientos del documento seleccionado.

detalle_pegar

Se pueden modificar, si son requeridos; la observación del documento, el nombre asignado previamente y el tipo de documento, los movimientos del documento no son editables y el consecutivo se asigna automaticamente según el tipo de documento y el período en el cual sea pegado, para validar las modificaciones realizadas dar clic en b_guardar (si se cambian los tipos de documento el sistema solicitará confirmación de esta cambio tal cual se muestra en la siguiente figura).

cambio_observ

Para eliminar un documento guardado en libreria, dar clic sobre el documento para seleccionarlo, y posteriormente dar clic en el botón b_eliminar

Por ultimo dar clic en el botón b_pegar y confirmar el pegado, de esta manera el documento quedará copiado en el período seleccionado.

confirmacion_peg

CREAR INMUEBLES Y PROVEEDORES:

Abre los módulos de inmuebles y terceros sin cerrar el documento que se esta realizando. Ir por UTILIDADES y dar clic sobre el módulo que se quiere abrir.

CARTILLA DE CUENTAS:

Permite abrir el menú de cartilla de cuentas sin cerrar el documento que se esta trabajando. Si olvido crear o marcar puede dar clic en UTILIDADES cartilla de cuentas.

ABRIR O CAMBIAR PROYECTO:

Permite ingresar al registro de documentos de cualquier proyecto seleccionado. dentro de la misma entidad.

ELIMINAR REGISTROS:

Seleccione el registro del área donde se muestran las cuentas, luego presione el botón que indica eliminar ubicado en la parte inferior izquierda del formulario.

ANULAR Y ELIMINAR DOCUMENTOS:

Dar clic sobre el botón "Eliminar", el programa validará si se está seguro de eliminar el documento.

confir_elim

Posteriormente se verificará si se quiere cambiar el estado del documento por ANULADO, dar clic en SI para dejar el documento como anulado o NO para eliminar el documento definitivamente, con el botón cancelar se detendra el proceso de eliminación.

cancelar_borr

MANEJO DE FUNCIONES:

El manejo de funciones permite registrar documentos mas rápidamente, indicando que operaciones puede realizar por fila.

f5: Calcular la diferencia en débitos y créditos.

f6: Copiar toda la fila en memoria.

f7: Insertar toda la fila copiada.

f8: Insertar sólo la celda copiada en la cual se está ubicado.

CAUSAR FACTURAS O CUENTAS DE COBRO CON IMPUESTOS

Esta opción solo aplica al realizar la causación de alguna factura manual, de lo contrario los conceptos que van a tener incluido el valor del IVA deben estar configurados con el tipo de valor 'IVA_PH', y deben ser agregados por novedades.

Si se desea realizar el cobro del IVA, RTE IVA y RTE ICA es necesario registrar los impuestos con las cuentas:

  • IVA: 24XXXX.
  • RTEIVA:135517.
  • RTEICA: 135518.
De lo contrario los valores no se verán reflejados al momento de realizar la impresión de las facturas.

regdoc1

Al terminar de diligenciar el documento, pulsar la tecla f9 para habilitar el formulario de 'Asociar impuestos' (Es necesario tener al menos una cuenta impuesto registrada para permitir la apertura del formulario).

El formulario se divide en 3 secciones:

  • Cartera: Se mostrarán las cuentas registradas en el documento con marcación de cartera y habilitadas para asociar impuestos.
  • Impuestos: En esta sección se evidenciarán las cuentas impuesto registradas en el documento para ser asociadas a las cuentas de cartera, bajo las siguientes condiciones:
    • IVA y RTEICA: Asociadas a cuentas de cartera
    • RTEIVA: Asociado a cuenta IVA
  • No se puede marcar más de una cuenta de cartera por asociación, este proceso se realiza uno a uno.

    Ejemplo

    1. Marcar la cuenta de cartera. asociar_cart
    2. Marcar la cuenta impuesto. asociar_imp
    3. Dar clic en el botón asociar_boton para registrar la asociación cuenta-impuesto. panelinf_asociar Al finalizar la asociación de todos los impuestos dar clic en el botón bot_guardar

  • En la sección inferior se evidenciarán las asociaciones realizadas que aplicarán sobre el documento, el la columna tipo impuesto se veran representados los impuestos ascociados con las letras I (IVA), V (RTEIVA)y C (RTEICA), para desasociar los impuestos marcar la casilla de Selección y dar clic en el botón desaplicar_asoc

Saldos iniciales

En esta opción se deben ingresar los saldos anteriores al mes que se va a facturar (Balance de Prueba o Balance Detallado a nivel auxiliar), para iniciar la contabilidad del programa. Para esto debe seguir el siguiente proceso:

Ir por la pestaña CONTABILIDAD, luego hacer clic en el botón REGISTRO DE DOCUMENTOS. Este formulario se encuentra dividido en dos: Maestro y Detalle. Usando la barra de navegación presione botón NUEVO y llenar los campos del maestro.

  • Recuadro Rojo Maestro.
  • Recuadro Verde Detalle.
saldosiniciales
  • TIPO DOC: SI, es el tipo de documentos que corresponde a los SALDOS INICIALES. Lo ideal es que no se superen los 400 registros por documento.
  • NÚMERO: El documento tendrá automáticamente un consecutivo.
  • FECHA HASTA Y VENCE: Debe coincidir con la fecha del balance, además debe ser igual a la fecha que fue digitada en la casilla FECHA SALDOS en la creación del proyecto.
  • TERCERO: Para este documento deje el campo en blanco, especifique el(los) tercero(s) en la parte del detalle.
  • OBSERVACIÓN: Ingrese una observación, la cual se replicará al momento de ingresar un registro en el detalle.
  • FORMA DE PAGO: Para este documento no aplica.

Al terminar los campos del maestro, pase al detalle (parte inferior del documento). Aquí aparecen los siguientes campos:

  • CUENTA: Haga clic con el cursor sobre este campo, puede digitar el número de cuenta si la conoce ó presione la tecla ENTER para desplegar la cartilla de cuentas.
  • DESCRIPCIÓN: Ingresar la descripción correspondiente a la cuenta que sea seleccionada. El sistema mostrará por defecto la misma que ingreso en la observación del maestro.
  • NOMBRE TERCEROS: En este campo debe especificar el tercero que interviene en ese movimiento.
  • INMUEBLE: Ingrese un inmueble siempre y cuando la cuenta seleccionada sea de cartera. Para asociar presione la tecla ENTER.
  • T.M: Corresponde al tipo de movimiento (Débito o Crédito).
  • Vr. BASE: En conjunto con el campo porcentaje, permite identificar el cálculo que se realiza para el valor del registro.
  • VALOR: Ingrese el valor del saldo para el registro.
  • CONCEPTO: Seleccione un concepto sólo si la cuenta pertenece a cartera.
  • C. COSTO: Sólo aplica si se maneja un centro de costos para la cuenta.

NOTA: Si en la parte inferior del documento el campo de diferencia NO se encuentra en 0 (cero), el documento no puede ser guardado. Verifique que los campos DÉBITOS y CRÉDITOS sean iguales.

Configuración

contabilidadconfiguracion

Niveles

Ingresar a la opción 'Cartilla de Cuentas', y dar clic en el botón de 'Niveles', dicho botón se ubica en la parte superior de esta ventana.

Se mostrará una estructura como se indica en la siguiente tabla:

Nivel Formato Descripción
1 X Identifica las cuentas tipo CLASE, la cual contendrá UN solo dígito, el caso de las cuentas: 1,2,3,4,5,6,7,8 y 9
2 X Cuentas tipo GRUPO, contienen dos dígitos el caso de las cuentas 11, 12, 22,23, entre otras
3 XX Cuentas tipo CUENTA, contienen cuatro dígitos el caso de las cuentas 1105, 1110, entre otras.
4 XX Cuentas tipo SUB CUENTA, contienen seis dígitos el caso de las cuentas 110505, 130505, entre otras.
5 XX Cuentas Tipo AUXILIAR, contienen ocho dígitos, el caso de la cuentas 13050505, 22050505, entre otras.

El formato, identifica la cantidad de dígitos que contendrá ese nivel, incluyendo el acumulado a los que lo preceden.

Nota: En caso de que el proyecto requiera un nivel de auxiliarización más amplio, el sistema permitirá registrar el nivel 'XXX'.

Cartilla de cuentas (PUC)

Opción mediante la cual podrá configurar las diferentes cuentas contables que se utilizarán en su proyecto. Para ingresar vaya por el menú contabilidad opción “cartilla de cuentas”.

Se mostrará una ventana como la que se indica a continuación:

pucniif

Creación de cuentas: Presionar el botón nuevo y llenar los campos que se solicitan en el área superior, los cuales son:

  • El número de cuenta (acorde al formato de niveles).
  • La descripción que manejará en la contabilidad local y la que manejará en los movimientos NIIF.
  • Parametros correspondientes.

Descripción de parámetros: A continuación se describe la funcionalidad de cada parámetro:

  • Cartera: Identificar las cuentas que llevarán el control de la cartera, esto obligará la asignación de un inmueble y un concepto al momento de su afectación, normalmente se marcan las cuentas 130505XX y la cuenta de anticipos 270550xx.
  • Proveedor: Identificar las cuentas que llevan el control de las cuentas por pagar a los proveedores, normalmente se marcan algunas cuentas de la 2205XX o 2335XX.
  • Tercero: Seleccionar todas las cuentas por la cuales quiera llevar control por tercero.
  • Centro de costo: Seleccionar las cuentas que requieran llevar control por centro de costo, normalmente se marcan cuentas 4 y/o 5.
  • Solo NIIF: Seleccionar las cuentas que únicamente se utilicen en los documentos NIIF, estas no se mostrarán al momento de afectar documentos de contabilidad LOCAL.

Modificar cuentas: En el área inferior seleccionar la cuenta que quiere cambiar presionando doble clic con el mouse, inmediatamente se cargará la información en el área superior, seguidamente presione el botón modificar y realice los cambios necesarios. El único campo que no se puede editar es la cuenta.

Borrar cuenta: Seleccionar la cuenta a borrar haciendo doble clic con el mouse, una vez se muestre la información en la parte superior presione el botón 'Eliminar', tener en cuenta que si la cuenta tiene movimiento no podrá eliminarse.

Búsqueda de cuentas: Para ubicar una cuenta, haga clic en cualquier título del área inferior según su criterio de búsqueda. Se mostrará una ventana como se indica en la siguiente imagen:

embim4

Para este ejemplo se hizo clic sobre la columna cuenta. Ingresar el número de la cuenta a buscar, con lo cual localizará la cuenta. Si se prefiere hacer filtro seleccionar el recuadro “Filtro incremental”, permitirá visualizar unicamente los registros que coincidan con este filtro.

Cuentas especiales (Impuestos)

Antes de realizar la configuración de las cuentas especiales es necesario llevar a cabo la creación de dichas cuentas en el P.U.C con marcación de terceros

cuentasesp

Para realizar la configuración de una cuenta especial, ubicar el cursor sobre el primer campo (cuenta) alli pulsar la tecla 'Enter' para buscar en el P.U.C la cuenta deseada, asignar el porcentaje aplicado y el Valor Base DIAN si aplica, al finalizar clic en el botón b_guardar para registrar la nueva cuenta.

Las siguientes cuentas especiales son configurables en el módulo:

  • IVA
  • ReteFuente
  • ReteICA
  • Rete IVA
  • ReteCREE
  • Cuentas Gravadas Ver Más

Tipos de documentos contables y consecutivos

Opción que permite la configuración de los diferentes Tipos de documentos contables que se utilizarán en el proyecto. Como ejemplo : Cuentas de cobro, recibo de caja etc.

En esta podrá definir parámetros como:

Consecutivos (manual o automático), control de resolución en las facturas, asignación de documentos para procesos de facturación y pagos tanto de cartera como de proveedores y administración de cada tipo de documento.

Para ingresar vaya por el menú contabilidad y seleccionar Tipos de documentos contables, se mostrará una imagen como se ve a continuación.

tiposdocscontaniif

Si requiere crear, modificar o borrar algún tipo de documento haga uso de la barra de navegación para ubicar el registro correspondiente.

Área Documento Contable:

En esta encontrará los tipos de documento en lo cual podrá asignar el consecutivo, manual o automático (ingresar un número anterior al que desea iniciar). El parámetro NIIF, identificará que todas las transacciones afectadas en estos documentos NO se verán reflejadas en la contabilidad LOCAL.

Área Configuración (procesos especiales):

Está directamente relacionado con el documento que se encuentre seleccionado en el área documento contable. Aquí debe configurar los documentos que el sistema empleará en los procesos automáticos como:

  • Ajustes de NIF (AJN): Se crea este documento para ajustar cuentas que tuvieron movimiento antes del traslado de cuentas. También, se usa para ajustar las cuentas que están vinculadas a cuentas con conceptos.
  • Causación de cuentas de cobro o facturas de administración: Para este debe asignar el parámetro CAUSACION PH, con Orden 1, normalmente se utiliza el documento cuenta de cobro o factura de venta.
  • Recaudo de pagos: Para este debe asignar el parámetro EJECUCION PH, con orden 1, normalmente se utiliza el Recibo de caja, aquí podrá usar otros documentos como Nota crédito, Comprobantes contables, entre otros con orden 2 o 3. El beneficio está en que al momento de recaudar los pagos podrá seleccionar cualquiera de los que configuro como orden 1,2 o 3.
  • Causación de las zonas comunes: Es el documento empleado para realizar la facturación de las zonas comunes por el módulo designado, asignar el parámetro CAUSACION PH, con Orden 2, normalmente se utiliza el documento: factura de venta.
  • Causación de intereses por cobro diario: En algunos proyectos suelen causar intereses por día de mora en la deuda de administración, si es su caso configurar un documento con los siguientes parámetros: EJECUCION PH, con orden 3.
  • Causación de proveedor: Es aquel documento empleado para la causación de las cuentas por pagar a los proveedores, debe asociar el parámetro CAUSACION PROVEEDOR, con Orden 1,2 o 3, normalmente se utiliza el documento factura de compra.
  • Ejecución de proveedor: Es el documento utilizado por el programa para la realización de los pagos a los proveedores, para este se debe asignar el parámetro EJECUCION PROVEEDOR, con orden 1, normalmente se utiliza el comprobante de egreso, aquí podrá usar otros documentos como Nota crédito, Comprobantes contables, entre otros con orden 2 o 3. El beneficio está en que al momento de generar el pago podrá seleccionar cualquiera de los que configuro como orden 1,2 o 3.

Los documentos mencionados para las diferentes configuraciones son de libre elección por el usuario del programa.

Área resolución (facturas):

Está directamente relacionado con el documento que se encuentre seleccionado en el área documento contable. Aquí es necesario configurar la resolución de las facturas según la designada por la DIAN. Normalmente se asignan a las facturas que tengan parámetro CAUSACION PH, con Orden 1 o 2, El principal beneficio es que conserve resoluciones históricas, permitiendo que al imprimir las facturas de años anteriores estas muestren la resolución correspondiente.

Nota: El sistema restringe que un tipo de documento configurado como Ejecución una vez no pueda configurarse con el mismo parámetro nuevamente. Ejemplo: El RC configurado como EJECUCION PH orden 1 no podrá configurarse tambíen como EJECUCION PH orden 2 (para esto se requerirá un nuevo tipo de documento contable), pero si podrá ser EJECUCION PH orden 1 y EJECUCION COMER orden 1.

Flujos de efectivo

Para acceder a la configuración de cada uno de los informes vaya por la opción FLUJO DE EFECTIVO.

MÉTODO DIRECTO

Haga clic sobre la pestaña Método Directo.

La configuración del flujo de efectivo en el método directo, consiste en complementar el estado de resultados para determinar el flujo de efectivo (caja, bancos etc) en las actividades de operación, como es necesario discriminar el ingreso o el gasto por cada concepto, se configura de esta manera: Los ingresos se toman de las cuentas por cobrar afectadas en los pagos (Recibos de caja), y para los gastos de las cuentas por pagar de los pagos realizados (Comprobantes de egreso), antes de iniciar identifique las cuentas contables que va a requerir en la configuración.

para configurar el reporte tenga en cuenta las siguientes opciones:

Columna Detalle
Orden Determina el orden en que serán mostrados los conceptos.
Nota: el orden uno (1) maneja el título del grupo (no trae valores)
Descripción Ingresar el nombre del concepto que se va a mostrar.
Grupo Se clasifica en:
  • INGRESO: Agrupa los conceptos que movieron el ingreso del disponible ( RC con cuentas 13 al crédito).
  • GASTO: Agrupa los conceptos que movieron la cuenta del efectivo (CE con 2335 xx al débito).
  • NETO SALDO INICIAL: Configura las cuentas del disponible (1105 XX, 1110 XX,1120 XX, etc) traerá los saldos iniciales del balance según el período seleccionado.
  • NETO SALDO FINAL: Configura las mismas cuentas de neto saldo inicial, traerá los saldos finales del balance según el período seleccionado.
Mes Seleccionar el mes en donde se desea realizar la configuración.
Nota: Si se selecciona el mes de enero, y se realiza la configuración, se puede copiar para los siguientes meses
Documento Seleccionar el/los, documento/s que afectaron el concepto indicando el tipo de movimiento.
Cuentas Seleccione las cuentas que afectaron el/los documento/s configurados indicando si el valor suma o resta.

Para ingresar una nueva fila haga clic en 'Modificar' y configuración de cuentas desplazarse hasta el último registro; luego digite los valores para los campos Descripción y Grupos como se muestra en el recuadro azul.

Luego hacer clic sobre Mes y seleccionar el Documento y Tipo de Movimiento que aplica en el recuadro verde y naranja , respectivamente.

En Fórmula de Cuentas buscar la Cuenta presionando ENTER y la Acción (recuadro morado).

Para tener en cuenta:

  • Una vez se tenga configurado debe guardar para validar los cambios realizados.
  • Dar clic en el botón 'Copiar' para que se replique la configuración de enero a todos los meses (el proceso se realiza en cada uno de los conceptos).
flujoefectivo

Ejemplos

Configuración Grupo Ingresos

g_ingresos

Se observan 3 conceptos, el orden 1 aplica para el título del grupo (no configurar documentos ni cuentas), desde el orden 2 se deben configurar documentos y cuentas para cada uno de los meses, en el recuadro marcado en rojo se observa un ejemplo de cómo podría ser la configuración de un ingreso.

Configuración Grupo Gastos

g_gastos

También se observan 3 conceptos de cuentas de gasto en la cual se muestra un ejemplo en el recuadro marcado con verde como podría ser la configuración de un concepto de gasto.

Configuración neto saldo inicial

n_saldoinicial

Se muestra los conceptos de saldo inicial y como deben ir configurados, se debe tener en cuenta que este concepto el sistema no valida el documento configurado, pero es necesario seleccionar cualquiera, solo va a tomar la cuenta afectada. Saldo inicial quiere decir que el sistema toma saldos iniciales del balance del mes que se va a configurar.

Configuración neto saldo final

n_saldofinal

Se muestra los conceptos de saldo final y como deben ir configurados, se debe tener en cuenta que este concepto el sistema no valida el documento configurado, pero es necesario seleccionar cualquiera, solo va a tomar la cuenta afectada. Saldo final quiere decir que el sistema toma saldos finales del balance del mes que se va a configurar.

MÉTODO INDIRECTO

La configuración del flujo de efectivo en el método indirecto, consiste en realizar una conciliación entre el flujo de efectivo y la utilidad neta. A diferencia del flujo de efectivo directo que rehace el estado de resultados con base en el sistema de caja, es decir, reconocer los ingresos cuando son recibidos y los gastos cuando son pagados.

flujoindirecto

NOTA:

  • Seleccionar el rango de fechas para el informe.
  • Por cada grupo seleccionado le corresponde un orden en la numeración y el sistema se lo asigna automáticamente.
Ejemplo:
  • GRUPO UNO
  • Orden 1, 2, 3, etc.
  • Al GRUPO DOS le corresponde por defecto de nuevo el orden 1.

En el momento de cambiar un grupo y asignar otro no cambia el orden deberá eliminar el registro con CTRL+SUPR.

Centros de costo

Opción que permite crear los centros de costos que va a manejar en los proyectos, hacer clic en la opción Centros de Costo del módulo de CONTABILIDAD.

En la ventana de Centros de Costo, seleccionar la pestaña Niveles, esto le permitirá configurar los niveles (máximo 2), para el uso de estos. Tenga presente que debe configurar los niveles necesarios antes de auxiliarizar. Manejo similar a la Cartilla de Cuentas. Como se muestra:

centrocosto1

Una vez configure los Niveles, acceda a la pestaña Centros de Costo, luego haga clic en Nuevo.

En el campo Código, digite la abreviación y en el campo Nombre digite el nombre completo del centro de costo.

Después de hacer esto, se puede proceder a crear los Centros de Costo Auxiliares. El sistema tiene validaciones que no permiten Crear o Modificar los auxiliares, cuando hay movimiento en el Centro de Costo Superior, cuando está asociado a un Concepto y cuando los niveles no coinciden con el formato guardado.Cuando termine y verifique. Clic en Guardar.

centrosdecosto1

Los Centros de Costo se pueden asignar en los conceptos, donde valida que NO se asignen niveles superiores.

centrosdecosto2

Sucede lo mismo en las opciones de Registro de Documentos y en asignar Centro de Costo, se muestra una ventana para asignarlos. Valida que no se puedan elegir niveles superiores.

centrosdecosto3

Para asociar centros de costos en la Contabilidad, es necesario marcar la opción CON MÓDULOS DE CONTRIBUCIÓN en la Configuración del proyecto. Las cuentas que manejan Centro de Costos se deben marcar en Cartilla de cuentas.

Reclasificación de Cuentas

En este módulo se configuran las cuentas locales y su equivalente en niif.

recla

Se debe seleccionar el año en el cual se realizarán las reclasificaciones automaticas de las cuentas locales y sus equivalentes en niif.

Seleccionar las cuentas locales en la respectiva columna y las cuentas niif correspondientes, posteriormente clic en el botón guardar

Consideraciones previas a la configuración de cuentas.
  • Definir la fecha de Saldos NIIF, pestaña de Configuración, módulo Modificar Proyecto, pestaña Parámetros: Sección NIIF.
    Ver: Información del Proyecto
  • Las cuentas locales no deben estar asociadas a ningún concepto, y tampoco deben tener marcación de cartera ni de proveedor.
  • En el módulo de Tipos de Documentos Contables debe crearse un nuevo tipo de documento RLF (RECLASIFICACIÓN DE CUENTAS) con marcación NIIF, con el proposito de que el ajuste realizado sea registrado en el documento contable niif.
    rlf

    Cuando se realiza un movimiento contable de la cuenta local asociada en el módulo, generará un documento RLF con movimiento contrario y la contrapartida en la cuenta equivalente niif.

    Ejemplo:

    cc
    doc_rlf

Cierre Diario

Herramienta de apoyo en el cumplimiento del Artículo 14 de la resolución No. 000055 de 2016, que permitirá realizar la configuración y registro de las ventas de bienes y servicios.

Títulos Cierre Diario

titulos_cierre

Estos títulos permiten la agrupación de cuentas al momento de la configuración del informe.

Para crear o modificar un título presionar el botón 'Modificar'.

Nombre del concepto: Será usado al momento de configurar el informe.

Con valores: Identifica si el concepto aplica formulación (casilla marcada) o será empleado como título en la configuración del informe (sin marcar).

Configurar Cierre Diario

config_info_d

En la columna 'Nombre concepto' se asignan los títulos guardados en el formulario anterior, el sístema reconocerá cuales son texto y cuales son valores, la marcación de 'Negrita' hará que dichos títulos se muestren más resaltados y visualmente tendrán mayor relevancia en el reporte.

Debe existir un título con nombre TOTAL GENERAL el cual debe ser la sumatoria de todo lo causado ese día al final del reporte, al existir este título este total se restará del valor de los medios de pago correspondientes al día generado y lo asignará al registro de VENTAS A CRÉDITO en los medios de pago.

Nota: Luego de configurar el orden en que los títulos se mostrarán en el reporte, se debe guardar dicho ordenamiento y luego editarlo para ingresar las diferentes 'Cuentas' que aplican sobre los conceptos.
Dar clic en el campo Cuentas, ícono de los 3 puntos para abrir el formulario que permitirá configurar las cuentas de los conceptos (Recuadro azul de la imagén superior)

Fórmulas

Dar clic en el botón Modificar para agregar una nueva fórmula.

formula_diario
  • Signo: (+) o (-), identifica la operación que se aplicará a las cuentas seleccionadas (suma o resta).
  • Columna: Hace referencia a la columna del informe en la que será mostrada la configuración seleccionada. Usar únicamente la columna 1.
  • Tipo: Se presentan los siguientes:
    • Solo_debitos: Únicamente se tendrán en cuenta los movimientos débitos de las cuentas seleccionadas para esa fila.
    • Solo_créditos: Únicamente se tendrán en cuenta los movimientos crédito de las cuentas seleccionadas para esa fila.
  • Cuentas: Al pulsar la tecla 'Enter' se mostrará la cartilla de cuentas para que se seleccionen las que se aplicarán en la fila que se esta configurando. Se podrán marcar varias cuentas manteniendo sostenida la tecla CONTROL y seguidamente marcandolas con el clic del mouse.

Reporte de Cierre Diario

El Serial del PC, se configura desde esta misma opción, el sistema lo informará en la pestaña parametros y se debe diligenciar en el campo correspondiente: serial_pc

Nota: El sistema permitirá mostrar la ubicación desde donde se genera el informe diario, es necesario diligenciar el caracter pipeline '|' y despues el nombre de la ubicación como se muestra en el recuadro verde.

reporte_ubic

Si no se diligencia la ubicación, está no se mostrará en el reporte.

Desde la pestaña de Contabilidad -> Informes -> Libros Oficiales, se genera este reporte, se selecciona el día del cual se va a generar el reporte y el tipo de documento de causación.

El informe se divide en tres secciones:

  • Recuadro Rojo: Encabezado el cual trae la información del proyecto, según esté configurada en el módulo de Modificar Proyecto de la pestaña de Configuración.
  • Se mostrará el número del primero y el último documento del tipo seleccionado realizado en ese día, y el número de documentos realizados.
  • info_cierre
  • Recuadro Naranja: Se mostrarán los conceptos configurados y el total del movimiento de sus respectivas cuentas para el día seleccionado.
  • Recuadro Morado: Se mostrará el movimiento de los diferentes medios de pago, que hayan sido recibidos durante el día seleccionado discriminados por tipo, el valor de los medios de pago se tomará de los documentos con medio de pago diferentes a Ejecución Proveedor.

    Nota: Los medios de pago del informe se muestran conforme a la resolución de la DIAN.

  • Facturación Electrónica

    Para esta guía se considera HKA Factory como proveedor de Facturación electrónica.

    Ingresar al modulo de HKA Factory

    Ingresar a la plataforma de HKA FACTORY con las credenciales que le fueron asginadas.

    IngresoHKA

    Nota: Si es la primera vez que ingresa a la plataforma debe configurar los datos asociados a la empresa y crear los secuenciales que servirán para la transmisión de los documentos electrónicos.


    En la barra lateral ingresar a configuración -> documentos fiscales -> secuenciales para verificar que estén creados los prefijos y los rangos para la transmisión de documentos electrónicos (Nota crédito, nota débito y factura de venta)

    Secuenciales

    Configurar Documentos

    Antes de iniciar los procesos de facturación electrónica se deben configurar los tipos de documentos con los cuales se realizarán las causaciones (facturas y notas débito),las anulaciones, devoluciones y descuentos (notas crédito) estos deben asignarse en la opción transmisión de documentos y configurar documentos contables.

    ConfigDocsContables

    Posteriormente, para asegurar la correcta transmisión de los documentos, se debe configurar el prefijo, el rango y la fecha asignada con el proveedor de facturación electrónica en la sección tipos de documentos contables, como se muestra a continuación:

    TiposDocsContables

    SecuencialesFV

    Esto se réplica para la nota crédito y la nota débito.



    Transmitir Documentos

    En el formulario de transmisión de documentos se llevará a cabo la gestión de la facturación electrónica.

    A continuación se muestra la ventana que se despliega en el menú de transmitir facturas y posteriormente una descripción de su estructura:

    FacturasNoEnviadas
    • Cuadro Azul: En esta sección se encuentran los botones para transmitir las Facturas, Notas débito y Notas crédito seleccionadas. Es importante tener en cuenta en qué casos se puede transmitir cada tipo de documento, estas consideraciones se describen en el recuadro Marrón.
    • Cuadro Naranja: En este cuadro se muestran las siguientes utilidades: utilidad
      • Actualizar Estados: Marcar uno o varios documentos para actualizar su estado respecto al que se encuentra en el sistema del proveedor de facturación electrónica.
      • Actualizar Folios: Marcar uno o varios documentos para actualizar los folios (en la parte inferior del formulario se evidenciará el número de folios pendientes por transmitir)
      • Guardar PDF: Guarda un archivo en formato .pdf del documento seleccionado en el formato del proveedor de facturación electrónica pero sin valor fiscal.

      • imagen_pdf
      • Guardar XML: Guarda el archivo en texto plano .xml del documento generado.
        Tenga en cuenta que este tipo de archivo puede abrirse en el block de notas o en cualquier editor de texto y su estructura es similar a la que se muestra a continuación:

      • imagen_xml
        Nota: Para generar el XML o PDF de una factura esta debió ser transmitida previamente, es decir el estado debe ser PENDIENTE o APROBADA.
      • Pre Factura: Se generará un documento con los detalles de la causación pero sin validez para el recaudo.

      • imagen_prefact
      • Envío Correo: Reenvía el reporte al tercero correspondiente (solo se envían causaciones,las notas crédito no aplican para envío).
      • Informe Estados: Se muestra el total de los documentos de la consultas con su respectivo estado.

    • Cuadro Morado: Se encuentra la selección de fechas, lo que permitirá consultar las facturas y las notas dentro del rango configurado.
  • Cuadro Marrón: En esta sección se pueden filtrar los documentos por estados, los cuales se describen a continuación:
    • APROBADA: Muestra las facturas aprobadas por el acuse de recibo o la DIAN.
    • PENDIENTE: Muestra los documentos que ya fueron transmitidos y están pendientes por aprobar. En este estado se generan las notas crédito.
    • RECHAZADA: Muestra los documentos que fueron rechazadas por el acuse de recibo por parte del cliente o por la DIAN.
    • ANULADA: Muestra las facturas a las cuales se les generaron notas crédito.
    • NO ENVIADA: Muestra los documentos que no han sido trasmitidos. En esta sección se pueden transmitir los tres tipos de documentos.

    Al hacer click en el botón buscar_bot se listan los documentos de acuerdo a los parámetros seleccionados.

  • Cuadro Verde: Se muestran los documentos según los parámetros de búsqueda seleccionados en el cuadro marron , en detalle el número de documento, el estado, fecha, el tercero, correo, nota crédito y débito y la selección por una o varias para ejecutar trasmisión al proveedor y demás utilidades.
  • Cuadro Negro:Se muestra la cantidad de transacciones restantes permitidas de acuerdo al contrato con el proveedor de facturación electrónica.

  • Transmisión de Facturas y Notas Débito:

    Para iniciar la transmisión se definen los siguientes parámetros: el período de tiempo en el cual se encuentran las facturas a transmitir y en estado NO ENVIADA, de esta forma se listarán los docuemtos que cumplan con esas condiciones.Posteriormente, el usuario debe seleccionar las facturas que desea transmitir (puede ser una o varias) y se da clic en el botón transmitir_bot.

    Para finalizar el proceso, se confirma que se desea transmiir cada documento y este será enviado al proveedor lo cual podrá verifcarse en la plataforma de HKA como se describirá en la siguiente sección.


    confirm

    Es importante tener en cuenta que las Notas Débito se crean desde el módulo de registro de documentos y deben estar asociadas a la factura en el campo de documento soporte.

    Transmisión de Notas crédito

    Para crear una nota crédito, debe seleccionar una factura que ya haya sido transmitida es decir, cuyo estado sea PENDIENTE o APROBADA y dar clic en el botón Nota de esta forma el sistema generará una nota cancelando esta cartera (la fecha de la nota debe ser igual o mayor a la fecha de la factura),esta quedará referenciada a la factura en la columna 'Nota Crédito' y debe transmitirse también al ente de control, siguiendo los pasos descritos anteriormente.


    anula

    Nota: Solo es posible transmitir los documentos bajo la siguiente condición.

    • Fecha de transmisión: Fecha en que se transmitirá el documento.
    • Fecha del documento: Debe estar entre los 5 días calendario anteriores a la fecha de transmisión o 10 días posteriores, si no se cumple esta condición, no se permite transmitir el documento.

    Validación HKA Factory

    Para verificar que los documentos fueron enviados correctamente puede ingresar a HKA FACTORY y en la sección Emisión,Documentos Emitidos se mostrarán las facturas que fueron transmitidas, así como algunas opciones para su visualización en formatos XML y PDF (Recuadro rojo ),esta versión del documento está en un formato definido por HKA Factory.


    FacturasEmitidasHKA

    Procesos

    contaprocesos

    Cierre de cancelación

    Este módulo permite la elaboración de los documentos de cierre tanto para las cuentas de resultado (4 y 5), como para las cuentas de impuestos (2365). Ir por el menú contabilidad, procesos y seleccionar CIERRE DE CANCELACIÓN.

    CIERRE DE CANCELACIÓN DE CUENTAS DE RESULTADO

    cierreresultados

    Hacer clic en botmodificar.

    Primero se debe configurar las cuentas de patrimonio y egreso tanto en las utilidades como perdidas; una vez configuradas quedaran guardadas para los siguientes años. En el campo año seleccionar el año a cancelar. El programa define las fechas 01/01/aaaa hasta 31/12/aaaa del campo año.

    Seleccionar el tercero presionando el botón 'Buscar'. Este servirá para asignarse en algunos movimientos de documento.

    Luego guardar los cambios presionando el botón 'Guardar', por último presionar el botón CANCELAR CUENTAS RESULTADO.

    El sistema procesará en forma automática el documento.

    El sistema elabora un documento de tipo CA en el mes de diciembre del año seleccionado.

    Nota: Recuerde que debe trasladar la utilidad o pérdida del ejercicio a años anteriores, proceso que se realiza por la opción REGISTRO DE DOCUMENTOS.


    CIERRE DE CANCELACIÓN DE TERCEROS PARA CUENTAS DE IMPUESTOS

    cierreterceros

    En el recuadro CUENTAS DISPONIBLES A CANCELAR aparecerán todas las cuentas que se encuentren marcadas como terceros.

    Ubicar cada una de las cuentas que desea cancelar y muévalas al área derecha CUENTAS QUE SE CANCELARAN.

    Para mover las cuentas hacer doble clic o presionar el botón verde con dirección derecha.

    Para devolverlas de igual forma o presionando el botón con dirección izquierda.

    Seleccionar el tercero de la DIAN presionando el botón BUSCAR, el cual servirá para trasladar cada cuenta.

    Por último, presionar el botón CANCELAR CUENTAS IMPUESTO. El documento utilizado por el sistema es CT y queda en diciembre del año seleccionado.

    Nota: Como este método solo aplica para la DIAN, si se desea causar impuestos con otro tercero como la Secretaria Distrital de hacienda se debe realizar otro proceso. El procedimiento consiste en no cambiar el tercero sino hasta generar el informe y agregar todos las cuentas de impuestos en el cierre de cancelación de terceros. Luego, en el registro de documentos se debe cambiar el tercero por la otra entidad. Es importante mencionar que no se puede generar una cancelación independiente sino que las entidades aparecerán en el mismo documento.

    Certificados fiscales

    certificadosfiscales

    Mediante este módulo podrá emitir informes como: Retención en la fuente, retención de timbre y retención de ica.

    De igual forma podrá generar los medios magnéticos para las retenciones practicadas como la de ica.

    Para ingresar ir por el menú de contabilidad, procesos y seleccionar CERTIFICADOS FISCALES.

    Seleccionar el rango de fechas que desea consultar o generar, luego seleccionar el tipo de reportes o movimientos que desea obtener, según el tipo de consulta buscar el tercero correpondiente, para generar reportes de todos los terceros marcar la casilla correspondiente.

    Usando la opción de Retención en la Fuente, puede generar el certificado para rte CREE, el sistema muestra la retención según la cuenta configurada en Cuentas Especiales.


    Medios Magnéticos

    Resolución 011004 de octubre 29 de 2018

    Para toda empresa, la DIAN solicita reportar toda la información exógena tributaria correspondiente al año gravable anterior, esta información es solicitada para realizar cruces de información y poder detectar casos de evasión de impuestos, debe ser suministrada por un universo de personas naturales y jurídicas, públicas y privadas, etc.

    Configuración general

    El sistema da la opción de realizar la configuración de las cuentas en cada uno de los formatos que se deben reportar.

    Los medios magnéticos se generan por medio del módulo de contabilidad, opción certificados fiscales. Se marca medios magnéticos XML y se da clic en reporte.

    El formulario de medios magnéticos, la parte de Fecha de envío hace referencia a la fecha en la cual se va a generar el reporte a la DIAN. Y el botón Generar en XML implica la creación de un reporte en formato XML. Usualmente se genera el reporte en excel para verificar y se sube a la DIAN.

    Al momento de configurar o generar los archivos se deben registrar los datos en cada una de sus opciones

    • Numero de envio: Se deja el valor de 00000001 cuando es la primera entrega del formato, pero si es una corrección se cambia el consecutivo y se cambia la casilla Cod. Concepto de insertar a reemplazar.
    • Configuración: En la casilla se año se debe seleccionar el año del cual se va a generar la información. En la Casilla Iva Calculado Hasta se ingresa la fecha de inicio de año, la cual se tomará como fecha de partida para calcular el iva correctamente hasta final de año.

    A continuación se indica que el recuadro de color VERDE muestra el formato el cual se va a utilizar.

    En el Recuadro de color AZUL se selecciona el concepto del cual se va a parametrizar para que se muestre la información.

    En el recuadro de color CAFÉ se muestra la configuración de la cuenta que se va a ingresar para que muestre su movimiento de acuerdo a unos parámetros.

    mediomagn

    Al dar clic en la columna de formato se agrega el formato y el concepto si es necesario, se debe seleccionar la cuenta y su descripción, así como el tipo. En suma y resta se debe seleccionar el tipo de movimiento contable por el cual suma o resta, y si alguno no aplica se debe seleccionar 'N' lo mismo pasa para la pestaña del deducible.Y de ser necesario se debe seleccionar el tercero.

    Dependiendo del formato seleccionado así mismo se mostrarán o no los conceptos, si el formato contiene algún concepto se debe seleccionar el concepto y luego configurar las cuentas para cada uno. Si el formato no tiene ningun concepto es porque no es necesario y solo se deben configurar las cuentas.

    Guardar: Al momento de configurar cada formato y luego de dar clic en este botón quedará configurada cada opción para generar el archivo .xml.

    Generar: Con esta opción se carga en la pestaña información todos los datos correspondientes al formato seleccionado y los conceptos configurados.

    Al momento de generar la información, los registros con resaltados en amarillo son errores de dirección o valor. Se debe tener en cuenta que si el tercero tiene retención pero no valor se debe configurar una cuenta de gatos para que aparezca el pago o abono. Y cuando el tercero se muestra resaltado en rojo significa que la razón social tiene un punto o carácter especial.

    Crear XML: Con esta opción se crea el archivo que se debe validar (Prevalidador de la DIAN). Se debe seleccionar el formato que se desea configurar o generar la información.

    Crear reporte en Excel: Dar clic derecho en el primer recuadro de la parte izquierda superior donde se encuentra la marcación de color ROJO, y dar Guardar Como, ubicando el documento en la carpeta deseada. Por último guardar este archivo como tipo Excel.

    Vista previa: Seleccionar con clic derecho izquierdo los campos que se desean ver en el reporte. Después, dar clic derecho y seleccionar vista previa con el fin de generar un reporte que muestre los registros seleccionados.

    mediomagn1
    Configuración por formatos

    Las cuentas indicadas en cada ejemplo, son de referencia, estas deben ser configuradas según el criterio del contador y uso de las mismas en su contabilidad.

    FORMATO 1001 - Información de pagos o abonos en cuenta y de retenciones en la fuente practicadas.
    • Concepto 5004 – Servicios
      • Cuenta: 513X Cuenta de Honorarios.
      • Tipo: NETO.
      • Suma: D.
      • Resta: N.
      • Deducible: N.
    • Concepto 5002– Honorarios
      • Cuenta: cuenta de honorarios (511X)
      • Tipo: NETO.
      • Resta: N.
      • Suma: D.
      • Deducible: N.
    FORMATO 1003- Información de retenciones en la fuente que le practicaron

    En este formato se ingresan las retenciones en la fuente que se practicaron según el concepto:

    • Cuenta: cuenta de la retefuente (2365XX)
    • Tipo: Retefuente práctica.
    • Suma: C.
    • Restan: N.
    • Deducible: N.

    FORMATO 1005 Información de impuestos sobre las ventas descontable, devueltas, anuladas, rescindidas o resueltas

    En este formato se ingresa el valor de IVA descontable correspondiente al año gravable.

    • Cuenta: cuenta del Iva descontable (2408XX).
    • Tipo: Neto.
    • Suma: D.
    • Restan: N.
    • Deducible: N.

    FORMATO 1006 -Información del impuesto sobre las ventas generado

    En este formato se ingresa el valor del IVA generado donde el valor acumulado del ingreso hubiese sido igual o superior a quinientos mil pesos ($ 500.000).

    • Cuenta: cuenta del Iva descontable (2408XX).
    • Tipo: Neto.
    • Suma: D.
    • Restan: N.
    • Deducible: N.

    FORMATO 1007 - Información de ingresos recibidos del año

    En este formato se ingresa la información de los ingresos recibidos en el año cuando el valor acumulado del ingreso obtenido por el año gravable hubiese sido igual o superior a quinientos mil pesos ($500.000) indicando el valor total de los ingresos devengados y el valor de las devoluciones, rebajas y descuentos. el valor de IVA descontable correspondiente al año gravable.

    • Cuenta: cuenta del ingreso de la entidad.
    • Tipo: Neto.
    • Suma: C.
    • Restan: N.
    • Deducible: N.

    FORMATO 1008 - Información de deudores créditos activos

    En este formato se ingresa la información de los deudores de créditos activos a 31 de diciembre cuando el saldo acumulad por edudor a 31 de ingresos recibidos en el año de diciembre sea igual o superior a un millón de pesos ($1.000.000), o el saldo total de los créditos a 31 de diciembre sea igual o superior a cien millones de pesos ($100.000.000), en cuyo caso deberá informarse a cada uno de los deudores con saldos acumulados iguales o superiores a quinientos mil pesos ($500.000).

    • Cuenta: cuenta de deudores (13).
    • Tipo: Neto.
    • Suma: D.
    • Restan: C.
    • Deducible: N.

    FORMATO 1009 - Información de saldos de los pasivos

    En este formato se ingresa la información de los saldos de los pasivos a 31 de diciembre cuando el saldo acumulad por edudor a 31 de ingresos recibidos en el año de diciembre sea igual o superior a un millón de pesos ($1.000.000), o el saldo total de los créditos a 31 de diciembre sea igual o superior a cien millones de pesos ($100.000.000), en cuyo caso deberá informarse a cada uno de los deudores con saldos acumulados iguales o superiores a quinientos mil pesos ($500.000).

    • Cuenta: cuenta de deudores (13).
    • Tipo: Saldo
    • Suma: C.
    • Restan: D.
    • Deducible: N.

    Asignar centro de costo

    Permite Modificar los Centros de Costo asociados a los documentos que se ha realizado en el sistema, de acuerdo al criterio de búsqueda que se realice.

    Cada casilla permite hacer una búsqueda, según sea necesario.

    asociarcentrocosto

    Para el ejemplo se realiza por cuenta:

    asociarcentrocosto1

    Si requiere realizar algún cambio al Centro de Costo a uno o más registros, seleccionar el primer registro a cambiar y oprimir la tecla Enter en la columna C. Costo, se desplegará un menú con los Centros de Costo existentes y seleccionar el que desea.

    asociarcentrocosto2

    Si son más de un registros, hacer el paso anterior, seleccionar el primer registro en la columna que se marca en ROJO que ya esta modificado con el centro de costo deseado, luego oprimir la tecla CTRL, mientras la mantiene presionada, hacer clic sobre el último registro que desea, TODOS LOS REGISTROS INTERMEDIOS TENDRAN EL MISMO C. COSTO, una vez este seleccionado como se ve en la siguiente imagen:

    asociarcentrocosto3

    Presione la tecla F5 y el sistema cambiará los C.Costo de todos estos registros con el C.Costo del primer registro seleccionado, esto con el fin de evitar hacer cambios uno por uno.

    asociarcentrocosto4

    Recuerde verificar y Guardar los cambios realizados.

    Documentos Estándar

    En este formulario se podrán imprimir los documentos del sistema en un formato estándar base (ajustado y no ajustado). Dirigirse a la pestaña de CONTABILIDAD y seleccionar DOCUMENTOS ESTÁNDAR. Aparecerá un ventana con las siguientes opciones:

    doc_estandar

    Seleccionar el tipo de documento. Aclarar el rango de fechas en la que se encuentran los documentos, luego dar clic en el botón bot_mostrar.

    Se podrá generar impresion de las siguientes maneras:

    • Documentos individuales estandar1
    • Rango (Manteniendo presionada la tecla 'Control' para elegir el inicio y fin del rango) estandar2
    • Todos los documentos de la pagina actual, marcando la casilla 'Seleccionar todos'. (cada página mostrará 100 documentos) estandar3

    Luego de validar correctamente los documentos utilice el bot_reporte para imprimir.

    Nota: Para los comprobantes de egreso el formulario permitirá seleccionar los formatos de cheques y egresos (Pulsar la opción 'No' cuando la validación solicite si se desea imprimir los documentos estándar).

    Informes de contabilidad

    cont_inf

    En esta opción, se validarán los campos requeridos según el tipo de informe(Terceros, Cuentas o Centros de Costo), con la siguiente opción de búsqueda.

    opc_busqueda

    BALANCE

    informescont
    • General: Muestra de manera general la ecuación contable, ya que solo se exponen los saldos y no muestra los niveles de las cuentas.

    • General Asamblea: Diseñado para exponerse ante la asamble de una manera general.

    • Prueba: Muestra el saldo inicial, los débitos, los créditos y el nuevo saldo. Además, expone los niveles de las cuentas, y el total de débitos y créditos.

    • Prueba con Terceros: Evidencia los mismo aspectos del balance de prueba e incluye los terceros con nombre e identificación involucrados con cada cuenta.

    • Detallado: Se diferencia del balance general en que en este informe se muestran todas las cuentas no solo las de primer, segundo y tercer nivel.

    • Cuenta: Es un balance de prueba de una cuenta en específico con los subniveles de la misma.

    • Cuenta con Terceros: Es un balance de cuenta con los terceros con nombre e identificación involucrados en la misma.

    • Cuenta Inmueble: Muestra lo mismo que el balance de prueba. Las diferencia radica en que solo muestra los movimientos contables de las cuentas 13, 27, 52.

    • General Comparativo: Es un informe de balance general que compara el saldo entre fechas. También, muestra la variación y porcentaje de las misma.

    • Prueba Columnario: Evidencia el saldo inicial de los débitos y créditos de cada mes del periodo seleccionado.

    LIBRO DE MOVIMIENTOS

    lib_mov
    • Comprobante Diario: Muestra los documentos realizados al arrendatario, propietario o proveedor en las fechas seleccionadas.
    • Auxiliar (Tercero): Evidencia los movimientos realizados considerando los terceros en el periodo seleccionado . En este informe se puede observar el saldo inicial con valor base y porcentaje, así como, los debitos y creditos.
    • Auxiliar: Evidencia las cuentas de cobro realizadas a terceros con movimientos débito y crédito.
    • Auxiliar (Saldo): Muestra los saldos de las cuentas de cobro.
    • Auxiliar (Saldo con Base): Muestra los saldos de las cuentas de cobro con base.
    • Auxiliar (Inmueble): Muestra los saldos de las cuentas de cobro y el nombre del propietario del inmueble.
    • Auxiliar (Especial): Muestra el movimiento de la cuenta con documento de soporte.
    • Auxiliar (Especial Saldo).
    • Auxiliar (Columnario): Muestra los ingresos y gastos acumulados y ejecutados comparados entre los meses seleccionados.

    LIBROS OFICIALES

    Para poder imprimir informes de los libros oficiales en formato DIAN, se debe marcar el parámetro Libros Oficiales Dian dentro del Proyecto.

    oficialesdian

    Para numerar hojas, digite los campos del recuadro Numeración, # Desde, # Hasta, Código del Libro asignado, y Título del informe y seleccionar el libro oficial a imprimir.

    NOTA: En la parte superior al tener la opción de “Informes Oficiales DIAN” no se imprime el nombre del reporte solo la fecha de selección.

    lib_of
    • Diario por Fecha: Muestra el movimiento diario de las cuentas.
    • Diario por Tipo de Documento: Muestra el movimiento de los tipos de documentos en las fechas seleccionadas.
    • Inventario Balance: Muestra el saldo de las cuentas al corte especificado segun nivel.
    • Cierre Diario: Muestra el informe de cierre diario, el cual se genera seleccionando el día y el tipo de documento de causación, para la configuración de este reporte ver más.
    • Numerar Hojas: Enumera hojas de un documento específico.
    • Mayor Total Columna: Muestra los movimientos de las cuentas segun nivel, así como, los movimientos del periodo y el nuevo saldo.
    • Mayor Nivel Seleccionado: Muestra los débitos y créditos de los saldos iniciales, movimientos del periodo y nuevo saldo de las cuentas de tercer nivel.
    • Mayor Balance Neto: Muestra los débitos y créditos de los saldos iniciales, los movimientos del periodo y el nuevo saldo de las cuentas.

    ESTADO DE RESULTADOS

    est_resul
    • Detallado: Evidencia el valor acumulado y el valor del periodo de los ingresos y egresos. Con cancelación de cuentas.
    • Comparativo: Puede Generar reportes de años distintos.
    • Asamblea: Muestra el saldo acumualdo de la primera fecha seleccionada, el ejecutado entre la primera y segunda fecha, y el acumulado de la segunda fecha.
    • Acumulado: compara el valor acumulado y ejecutado del estado de resultados entre el mes seleccionado y el mes anterior.

    TRANSACCIONES POR

    trans_por
    • Fecha: Muestra las transacciones por fechas.
    • Cuenta: Muestra las transacciones por cuenta realizadas.
    • Tercero: Muestra las transacciones por tercero realizadas.
    • Tipo Documento: Evidencia los débitos y créditos de las transacciones de dos manera por fecha o por documento. La primera opción, muestra quien elaboró la transacción. Y en la segunda se separan las transacciones por el día en que fueron realizadas.
    • Consecutivo: Muestra el tipo de documento, la fecha, el concepto, el tercero y el usuario que lo elaboró.
    • Estado: Permite consultar el estado de los documentos por tipo, en las fechas seleccionadas. (Insertados, editados, eliminados y anulados)

    FUENTES Y USOS

    fuentes_usos
    • Método Directo: Muestra el flujo de efectivo de los ingresos y gastos.
    • Método Indirecto.
    • Cambios en Patrimonio: Muestra el déficit del ejercicio y el déficit acumulado.
    • Situación Financiera: Muestra el total de recursos financieros provistos y los cambios en los componentes del capital de trabajo.
    • Boletín de Ingresos y Gastos: En este informe se podrán evidenciar los ingresos y gastos ejecutados del mes y un acumulado según la configuración realizada en el módulo de Flujo de efectivo - pestaña Método directo.

      Ejemplo:

      • Ingresos: Se configura en la sección de ingresos, el tipo de documento la cuenta y el movimiento que se requiera evidenciar en el informe. bol_ingre_1
      • Egresos: Se configura en la sección de egresos, el tipo de documento la cuenta y el movimiento que se requiera evidenciar en el informe. bol_ingre_2
      • Se genera el reporte en el mes requerido y consta de las siguientes divisiones:

        bol_ingre_3

        Cuadro Naranja: Se evidencian los documentos generados por concepto de ingresos mostrando el inmueble, el documento asociado, la descripción del movimiento y el valor, al final realiza la sumatoria correspondiente a Total ingresos por actividad operacional.

        Cuadro Verde: Se evidencian los documentos generados por concepto de egresos, mostrando el documento y el detalle del movimiento asociado, al final realiza la sumatoria correspondiente a Total egreso por actividad de operación.

        Cuadro Azul: Se muestran dos columnas, la izquierda correspondiente al ingreso y la derecha al egreso, con la siguiente información:

        • Total: La sumatoria de ingresos y egresos del mes consultado
        • Acumulado: Corresponde al saldo anterior del año en curso de las cuentas y documentos configurados en cada grupo, al último día del mes anterior.
        • Total: Corresponde a la sumatoria de los totales + los acumulados.
        • Bancos: Es la diferencia entre ingresos vs egresos, este valor de sumará a la columna donde el total sea el menor valor.
        • Sumas: Ingresos vs egresos sin diferencia.

    TERCEROS

    bal_ter
    • Por documento: Listado de terceros por número de documento.
    • Por nombre: Listado de terceros por nombre.
    • Terceros vs cuenta: Evidencia los movimientos que realizó un tercero según una cuenta predeterminada.
    • Cuenta vs Terceros: Evidencia los movimientos por cuenta y el detalle de los terceros.
    • Movimiento por Cuenta.
    • Movimiento por Tercero.

    CENTROS DE COSTO

    Muestra los valores totales registrados en cada cuenta detallada por centro de costo. Los valores se evidencian en balance de prueba, movimientos contables y el estado de resultados.

    Balances

    cc_bal
    • General.
    • Por cuenta.
    • De Prueba.
    • Detallado.

    Movimiento

    cc_mov
    • Cuentas vs Centro de Costo.
    • Centro de Costo vs Cuentas.
    • Por Cuenta.
    • Por Centro de Costo.

    Otros

    cc_otros
    • Auxiliar por Centro de Costo.
    • Listar Centros de Costo.

    Estado de Resultados.

    cc_er
    • Detallado.
    • Comparativo.
    • Columnario.

    GRAVADAS

    Desde esta pestaña se generan los reportes asociados a cuentas gravadas:

    • Balance de Prueba
    • Estado de Resultados
    Ver Más

    Presupuestos

    contpresupuesto

    Presupuesto mensual y/o anual

    MENSUAL

    Opción que permite registrar el valor del presupuesto para que posteriormente el sistema pueda generar informes de acuerdo al movimiento de ingresos y egresos.

    Para ingresar dirigirse al menú de contabilidad, opción presupuesto. Para crearlo, dar clic en el botón Nuevo y seleccionar un mes en el rango de fechas. Ejemplo: 01/01/2011 al 31/01/2011. En tipo presupuesto seleccionar REAL y en la descripción escribir el período que corresponde a este presupuesto. En la parte inferior ingresar cada una de las cuentas que serán presupuestadas.

    w_presupuesto

    En la ventana los campos que se registran son: CUENTA, DESCRIPCIÓN, CENTRO DE COSTO (Si aplica) y VALOR.

    w_presupuesto_2

    El botón botcopiar permite tomar los registros de un mes y trasladarlos a los meses siguientes.

    En el campo valor digitar el número de veces a copiar. Ejemplo: fecha de inicio 01/01/2011 hasta 31/01/2011.

    Si el presupuesto es el mismo hasta el mes de diciembre digitar 11.

    Para realizar la búsqueda de los presupuestos creados, dar clic en el botón bot_buscarpres, lo que permitirá buscarlos por rango de fechas.

    buscar_pre

    Para llevar a cabo los incrementos se debe seleccionar el presupuesto, dar clic en el botón 'Modificar' y luego en el botón bot_incrementar para habilitar la sección que permitirá realizar los incrementos por porcentaje y valor fijo para la totalidad de las cuentas del presupuesto.

    panel_incr

    Para realizar el borrado en bloque, dar clic en el botón bot_borrarbloq, allí se debe configurar el rango de fechas de la búsqueda y marcar los presupuestos que serán borrados con el botón 'Eliminar'.

    borrar_pre

    GENERAR PRESUPUESTO ANUAL

    Mediante esta opción podrá calcular el presupuesto del año, partiendo de los mensuales ya creados.

    Pulsar el botón botanual y filtrar las fechas en la que se encuentran los presupuestos base para el anual.

    Luego se deben marcar los presupuestos mensuales que se incluirán en el presupuesto anual, al terminar la marcación dar clic en el botón 'Guardar', posteriormente se podrá validar en la búsqueda de los presupuestos que se ha generado el anual con los valores correspondientes

    anual_pre1

    Presupuesto variable

    Opción que permite registrar el presupuesto variable, para que posteriormente el sistema pueda generar informes de acuerdo al movimiento de ingresos y egresos.

    Este presupuesto se registra por el módulo de contabilidad, en la opción de presupuesto variable, dar clic en el botón modificar.

    Este presupuesto maneja: GRUPOS (recuadro rojo) y SUBGRUPOS (recuadro verde).

    pv1

    Para ingresar la información del presupuesto variable, es necesario ingresar la información en la sección de los grupos.

    pv2

    Cuando una cuenta maneja subgrupos se debe seleccionar la casilla de la columna subgrupo, e ingresar la información.

    En la parte inferior de la pantalla pulsar la tecla ENTER en el campo cuenta, para ingresar la información de la cuenta.

    Para el campo código se toma la información del código del grupo y el orden se asigna automáticamente.

    pv3

    Cuando se termina de ingresar la información del presupuesto, dar clic en GUARDAR para terminar con el proceso.

    El informe del presupuesto variable se puede ver en el módulo contabilidad, informe de presupuesto y seleccionar la opción Variable.

    pv4

    Seleccionar el rango de fechas en el cual se quiere consultar el presupuesto y dar clic en el botón REPORTE para generar el informe.

    pv5

    Informes presupuesto

    Puede generar los siguientes informes:

    • Mensual: Muestra la variación entre el valor mensual presupuestado y el ejecutado.

    • Acumulado: Evidencia el valor presupuestado y ejecutado del mes seleccionado vs. el valor presupuestado y ejecutado del período acumulado.

    • Columnario.

    • Asamblea: Muestra el presupuesto acumulado y ejecutado del período seleccionado.

    • Variable.

    • Acumulado base.

    reportespresu

    NIF

    niif

    Configuración

    Las actividades recomendadas para lograr una convergencia satisfactoria hacia el estándar NIIF se presentan a continuación:

    1. Clasifique la entidad: La primera actividad es reconocer dentro de la entidad, cuál es el grupo aplicable y las razones para acogerse a esta clasificación.

    2. Diseñe plan de implementación: Atendiendo la recomendación de la Superintendencia de Sociedades en su circular 115-000002 de 2014 (publicada en el Diario Oficial página 19 del 7 de marzo del 2014), es importante que la entidades definan el alcance, los objetivos y el plan de acción que guiará el proyecto de transición hacia los estandares internacionales. En particular, algunas preguntas que se debe hacerse son:

    ¿Quiénes son los responsables del proceso? (Administradores, contadores, revisores fiscales).

    a. ¿Conocen todos los respondables el marco normativo y sus implicaciones?

    b. ¿Se cuenta actualmente con las políticas contables y financieras adecuadas para dar soporte a los nuevos requerimientos? ¿Quién las define? ¿se aplican en el día a día de los procedimientos de negocio?

    c. ¿Conoce el verdadero impacto de los cambios que debe realizar a nivel operativo y tecnológico?

    d. Están conscientes los copropietarios y miembros del consejo del alcance del proyecto que se debe llevar a cabo?

    3. Elaboración del Balance de Apertura: Esta es una de las actividades más importantes y requiere un análisis minucioso de cada caso particular. Es vital que esta actividad sea llevada a cabo tomando como base las políticas y objetivos de cada entidad en particular. Para tener una idea del alcance de este procedimiento, puede seguir el ejercicio práctico dispuesto en la guía práctica para elaborar el Estado de Situación Financiera de Apertura bajo NIF PYMES de la superintendencia de sociedades.

    4. Supervisión y control en el período de transición: Es importante que las entidades realicen un seguimiento detallado del estado de implementación en el período previo a la aplicación definitiva de las NIF y estén al tanto de modificaciones a la normativa que puedan realizar organismos del estado como la DIAN.

    5. Definición de documento de políticas: Es importante que las entidades definan todas sus políticas contables en un documento firmado y aprobado por los individuos competentes. Este documento servirá luego para parametrizar la información requerida en el sistema.

    En resumen, es importante que las directivas en la entidad estén conscientes del trabajo que debe realizarse y aprovechen esta oportunidad para “evolucionar” en los aspectos contables y financieros. Es necesario aclarar que aunque las Normas Internacionales de Información Financiera son un estándar definido, su aplicación depende de la situación particular de cada entidad y del criterio profesional de las personas responsables de su implementación.

    Una vez superadas las actividades recomendadas para la adopción de las Normas Internacionales de Información Financiera, se debe definir dentro del sistema los siguientes elementos:

    PARAMETROS GENERALES:

    Proyecto:

    Ingresar en el sistema la fecha que la entidad definió como inicio de aplicación de la contabilidad bajo el estándar NIF, de acuerdo a su grupo. Para esto, debe dirigirse por el menú configuración, opción de proyectos y seleccionar el proyecto, haciendo click en el botón modificar. Sobre la pestaña “parámetro” seleccione la fecha NIF. Es importante antes de guardar, verificar esta fecha ya que despues no podrá ser modificada.

    Tipos de documentos contables:

    Crear documentos de uso exclusivo para transacciones NIF, por el menú contabilidad opción tipos documentos contables, crear estos documentos con marcación NIF. Las transacciones de estos documentos se verán reflejas únicamente en los informes NIF y NO afectarán la contabilidad bajo el decreto 2649. Para mayor información ver Tipos de documentos contables.

    Cartilla de cuentas:

    En caso de requerir cuentas que solo tengan afectación en la contabilidad NIF, se podrá establecer ese parámetro desde la opción cartilla de cuentas del menú contabilidad. Recuerde que las cuentas que actualmente son usadas se podrán utilizar tanto en contabilidad LOCAL como NIIF. El documento contable es el que determina qué contabilidad se afectará según parametrización del documento. Ver Cartilla de cuentas.

    REGISTRO DE DOCUMENTOS:

    En el momento de registrar documentos por el menú contabilidad, opción Registro de documentos y esten marcados con el parámetro solo NIF, se activará un mensaje informando que este documento solo se verá reflejado en los informes NIIF.

    Conceptos NIF

    CONCEPTOS NIF: Permiten la agrupación de cuentas al momento de la configuración en los informes.

    conceptoniif

    Para crear o modificar un concepto presionar el botón 'Modificar'.

    El nombre: Será usado al momento de configurar los diferentes informes.

    Con valores: Identifica si el concepto aplica formulación o será empleado como título en la configuración del informe.


    Revelaciones NIF

    REVELACIONES NIF: Para configurar una revelación ingresar a la opción 'Revelaciones', se mostrará la siguiente ventana.

    revelacioniif

    Para la creación de una revelación y/o política dar clic en el botón 'Nuevo', se ingresa la descripción de la revelación o política, se debe seleccionar el rango de fechas en las cuales se mostrará esta política.

    Informes NIIF

    INFORMES NIF: Para generar y/o configurar los informes nif se debe ingresar por la opción de Contabilidad/Informes Nif, se mostrara la siguiente ventana.

    confiinniif

    En esta ventana se podrán visualizar los reportes seleccionados, al dar clic en la opción de reporte que se encuentra en la parte superior derecha (Al momento de presentar el reporte, permite seleccionar el redondeo de los valores en miles o unidades). Para configurar los informes se debe ingresar por la opción 'Configurar' que se encuentra en la parte superior derecha.

    CONFIGURAR: Para configurar los informes nif se debe ingresar por la opción de Contabilidad/Informes Nif opción 'Configurar', se mostrara la siguiente ventana.

    confinformesniif

    Asignación de conceptos por informe: En el área superior se debe seleccionar el informe que se desea configurar y el concepto que va asociado a este.

    En la opción de cuenta aparecerá la siguiente ventana.

    formulaniif

    Configuración de formula por concepto:

    • Signo: (+) o (-), identifica el signo que se aplicará a las cuentas seleccionadas.
    • Columna: Hace referencia a la columna del informe en la que será mostrada la configuración seleccionada. Usar únicamente la columna 1.
    • Tipo: Se presentan los siguientes:
      • Neto_saldo_final: A las cuentas seleccionadas les será calculado el saldo al último dia del mes seleccionado.
      • Neto_saldo_inicial: A las cuentas selecciondas les será calculado el saldo al primer día del mes seleccionado.
      • Solo_debitos: Únicamente se tendrán en cuenta los movimientos débitos de las cuentas seleccionadas para esa fila.
      • Solo_créditos: Únicamente se tendrán en cuenta los movimientos crédito de las cuentas seleccionadas para esa fila.
      • Sumatoria: Permite aplicar la sumatoria de los conceptos que se seleccionen en el campo 'Cuentas'.
    • Cuentas: Si el tipo es diferente a 'Sumatoria', al pulsar la tecla 'Enter' se mostrará la cartilla de cuentas para que se seleccionen las que se aplicarán en la fila que se esta configurando. Se podrán marcar varias cuentas manteniendo sostenida la tecla CONTROL y seguidamente marcandolas con el clic del mouse. Si el tipo es igual a “sumatoria” al pulsar la tecla 'Enter' se muestran los conceptos configurados en el informe para indicar las filas que serán sumadas en esa línea, se podrá hacer con el comando mencionado para las cuentas (CRTL + Clic).

    En la opción de revelaciones aparecerá la siguiente ventana.

    asignarrevelaciones

    Configuración de revelaciones por concepto: En la pestaña de revelaciones seleccionar una de las revelaciones ya creadas anteriormente, se marcará automaticamente el check de mostrar y el año de la revelación.

    Configuración de políticas por concepto: En la pestaña de políticas seleccionar una de las políticas ya creadas anteriormente, se marcará automaticamente el check de mostrar y el año de la politica.