Listas básicas

cartera

Terceros/Propietarios/Arrendatarios

Propietarios

Para registrar los terceros se debe tener claro el tipo de terceros que se manejan en cada proyecto, si estos son Propietarios/Condominio, Arrendatarios/Inquilinos, Inmobiliaria/Constructora o Supervisores.

A continuación se muestra una imagen del formulario para ingresar terceros. Los campos indicados en Negrita son obligatorios para guardar.

terceros Nota: Los terceros de tipo 'Proveedor' serán creados en el módulo correspondiente.

Pestaña Datos Generales

Digite todos los campos con los datos que pertenecen al tercero:

TIPO DOC, NÚMERO DE DOCUMENTO, PAÍS, DEPARTAMENTO/ESTADO, MUNICIPIO, APELLIDOS, NOMBRES, DIRECCIÓN, TELÉFONOS, CORREO ELECTRÓNICO.


Pestaña Otros Datos
otros_datos

En esta ficha se captura información concerniente a:

BARRIO, RÉGIMEN Y OBSERVACIONES además de la marcación correspondiente si aplica RteIca y si se enviará información por correo electrónico.


Si el tercero tiene alguna queja con respecto al uso de sus datos personales marcar la casilla Ley 1581 - Reclamo en trámite.

En caso de que la queja sea oficialmente radicada ante la Superintendencia de Industria y Comercio, se marca la casilla Ley 1581 - Información en discusión judicial.

Esto con el propósito de cumplir lo dispuesto en la ley de protección de datos.


Claves (Módulo Web)

Desde esta opción se realiza el envío de claves de ingreso al Módulo de Consultas Web a los diferentes propietarios y arrendatarios, se marcan los terceros a los cuales se asignarán las claves para luego dar clic en el botón otros_datos para enviar las claves a los correos registrados.

otros_datos
Permisos (Módulo Web)

En esta opción se asignarán los permisos que tendran los propietarios o arrendatarios dentro del módulo de consultas web (es necesario enviar las claves antes de poder asignar a los permisos).

otros_datos

NOTA: Al ingresar en la captura de los diferentes terceros (Propietario, Arrendatario, Supervisor, Inmobiliaria), se puede tener el caso en que un propietario sea arrendatario. Al momento de ingresar en el otro módulo, se mostrará la información que ya se capturó, por lo tanto solo tendrá que guardar.

Para poder hacer uso de los módulos ENVÍO DE CORREOS y CONSULTAS WEB, debe ingresar los campos CORREO ELECTRÓNICO y CONTRASEÑA WEB.


Listados

En la sección de reportes, se podrán generar los listados correspondientes a terceros.

listados_ter
detalle

Seleccionar en que orden se mostrarán los terceros en los reportes (nombre o documento), y elegir el tipo de tercero:

  • Propietario
  • Arrendatarios
  • Inmobiliarias
  • Proveedores
  • Supervisores
  • Todos los terceros

Luego dar clic en el botón boton_reporte

reporte

Inmuebles

Para ingresar dirigirse a la pestaña de Cartera y seleccione la opción Inmuebles.

A continuación se muestra una imagen del formulario. Tenga en cuenta que los campos que están en negrilla son obligatorios.

inmuebles

Los tipos de inmuebles aparecen como predeterminado en el sistema. Apartamentos, bodegas, casas lote, lo mismo para el campo zonas. Los inmuebles estarían asociados a ZONA ÚNICA en caso de no cambiar o crear las zonas.

El campo Coeficiente se utiliza en los siguientes módulos. (Incrementos, quórum de asamblea y Novedades).

Si ingresa algún inmueble con valor de administración en cero y este no tiene saldo en cartera, el sistema NO genera facturación para este inmueble.

Referencia/Verificador: En este campos e debe diligenciar la referencia de pago usada para el recaudo bancario, en caso de que la utilidad Recaudo Electrónico sea utilizada (por defecto es el mismo código del inmueble).

ASOCIAR TERCEROS A UN INMUEBLE:Clic sobre el botón BUSCAR en los campos de Propietario, Arrendatario o Inmobiliaria/Constructora, en la ventana emergente puede buscar el tercero si ya existe, de lo contrario lo puede crear en esa misma ventana haciendo clic en CREAR.

AGRUPAR FACTURAS:Al marcar esta opción como SI, el sistema agrupa los cobros del tercero (Propietario, Arrendatario),en una cuenta de cobro. Debe hacer la marcación en cada uno de los inmuebles que se encuentre el tercero a agrupar.

VALOR ADMON: Ingrese el valor neto de la Administración sin descuento ni recargo; si este valor está en CERO, no realiza facturación.

ADMON ANTERIOR: El sistema ingresa, después de un incremento, el valor anterior de la cuota.

JURÍDICO: Indica si el inmueble está en proceso jurídico.

COBRAR A?: A quien se va a cobrar únicamente la cuota de administración.


NOTA: Para los inmuebles tipo ZCOMUN ver tema Facturación de zonas comunes.


Para consultar y/o editar la información adicional del inmueble seleccionado, pulsar el botón anexo_inmu, que desplegará la opción Detalle Inmueble

Cobro Fracción

Si se desea realizar el cobro fraccionado de la primera cuota de administración entre la inmobiliaria y el propietario, se debe marcar la casilla 'Fracción' y asignar la fecha correspondiente a la entrega del inmueble, de esta forma se realizará el cobro a la inmobiliaria de los días previos a la entrega y al propietario los posteriores, debe estar asignada la inmobiliaria o constructora al inmueble.

fracc
Nota: Para habilitar este parámetro, realizar comunicación con Desystec SAS.

Detalle Inmueble

Para ingresar dirigirse a la pestaña de Cartera y seleccione la opción Det. Inmueble.

En esta Opción se podrán agregar datos adicionales correspondientes al inmueble.


En la pestaña 'Inmuebles Anexos' se podrán agregar las observaciones de los inmuebles asociados a este propietario

anexos

En la pestaña 'Vehículos' se registraran los vehículos asociados al inmueble:

vehiculos

En la pestaña 'Historial Poseedores' el sistema mostrará los propietarios que han estado asociados al inmueble.

historial_poseedores

En la pestaña 'Mascotas' diligenciar las mascotas por inmueble (incluyendo datos de raza, edad, e historial de vacunación):

mascotas

En la pestaña 'Habitantes' se podrán agregar las observaciones de los inmuebles asociados a este propietario

habitantes

En la sección de Reportes -> Listados, se podrán generar informes de los inmuebles por tipo de propietario, coeficiente y descuento, además de los reportes de habitantes, vehiculos, mascotas y la respectiva carnetización de estos:

listados_inmu
listados_inmu_det
reporte_habitante *Carné de Habitante

Modulos de Contribución

Para ingresar dirigirse a la pestaña de Cartera y seleccione la opción Modulos de Contribución.

Esta opción se activa si se marcó el parámetro en los Parámetros del Proyecto.

modulos contribucion

En la Opción debe asociar el concepto, centro de costos y valor para el módulo de contribución de cada inmueble.

Si se va a realizar la facturación por módulos de contribución el campo Valor Admon de la pestaña (poseedores/valores) no debe tener ningún valor porque realizará el cobro de este valor únicamente.

Incrementos

Desde esta pestaña se podran configurar y generar los incrementos sobre los módulos de contribución.

Seleccione el redondeo que aplicará a los valores calculados, se podrá redondear por:

  • Unidades
  • Decenas
  • Centenas
  • Miles

Posteriormente desplegar la lista INCREMENTAR POR. Existen cuatros maneras de generar un incremento:

Manual:

Permite realizar el incremento de forma manual digitando el valor directamente en el campo "Nuevo valor" en frente de cada inmueble. Permite excluir inmuebles.


Porcentaje:

Se muestra el campo campoporc en el cual se puede digitar el % a incrementar, luego dar clic en el botón calcular para que en la columna 'Nuevo Valor' se muestren las cuotas actualizadas. Este incremento aplica para todos los inmuebles de la lista.


Coeficiente:

Al marcar aparecen dos campos: campocoef se debe digitar el valor del presupuesto anual, en el campo presupuesto mensual el sistema calculará este valor. Verificar que los inmuebles tengan coeficiente, aquellos que no lo tengan, no se les calculará incremento, posteriormente dar clic en 'Calcular'.


Valor Fijo:

Al marcar aparece un campo: campovfijo. Digite el valor, y todos los inmuebles tendrá un incremento de ese valor. Después hacer clic en Calcular.


Posteriormente seleccionar el módulo al que aplicará el incremento, marcar la casilla todos, para que el incremento aplique sobre la totalidad de los módulos de contribución

Clic en el botón calcular para evidenciar el resultado del incremento en la columna NUEVO VALOR, si los valores son corrrectos, pulsar el botón gen_inc para registrar los valores definitivos a cada Módulo.

El botón botrestinc permite devolver los valores que se encuentran en la columna VALOR ANTERIOR; por lo tanto se puede devolver máximo cuando se ha guardado el incremento una vez.


increm_mc

Procesos

procesos

Preliquidar y liquidar

preliquidar
Preliquidación

Este proceso consiste en: Identificar los conceptos que se cobrarán a cada uno de los inmuebles, sin generar ninguna transacción a contabilidad. Este proceso lo podrá realizar las veces que sea necesario, siempre y cuando no apruebe la liquidación.

Para ingresar dirigirse por la pestaña de Cartera, Procesos y seleccione FACTURACIÓN, posteriormente dar clic en el botón de 'Preliquidar'

Una vez terminada la preliquidación el sistema generará el informe correspondiente.


Liquidación

Una vez se tenga la preliquidación completamente revisada, enviar el proceso de liquidación, el cual consiste en contabilizar los cobros de cada uno de los inmuebles (este proceso es automático). Antes de realizar este proceso se recomienda:

  1. Revisar el porcentaje de interés, el rango del descuento/recargo, en los conceptos.
  2. Ingresar las novedades que afecten la siguiente facturación.
  3. Revisar las fechas de descuento.

Nota: Si se están ejecutando las opciónes de 'PRELIQUIDAR Y LIQUIDAR', no podrán ejecutarse nuevamente en otro Intercloud abierto en el mismo o en otro equipo, hasta que estas hayan finalizado.

preliq_re
Cruce de anticipos

El cruce de anticipo se realiza automáticamente, tenga en cuenta los siguientes casos:

  • CASO 1: Valor de los anticipos sea mayor o igual al valor de la cartera menos el descuento (aplica descuento).
  • CASO 2: Valor de los anticipos menor al valor de la cartera menos el descuento (NO aplica descuento).

Configuración de intereses diarios

Para comenzar con la configuración de intereses diarios es necesario ir a las opciones del proyecto y seleccionar la opción de INTERESES DIARIOS VENCIDOS. Hacer clic en Guardar para registrar los cambios.

confintdiarios

Ahora nos dirigimos por configuración, conceptos. Se selecciona el concepto INTERÉS MORA ADMON.

En la opción SANCIÓN se debe seleccionar la opción ACUMULA para que se tome la liquidación de intereses acumulados vencidas. Hacer clic en Guardar.

preliquidar

Estos intereses se pueden causar en un documento aparte, para esto ver tema Tipos de documentos contables.

Se selecciona el tipo de documento, se selecciona el parámetro, para el concepto de interés se utiliza el parámetro de causación de cartera, y se selecciona el orden 4 (orden de interés).

Pagos por lote

Para realizar pagos en lote haga clic en la opción PAGOS POR LOTE del módulo de CARTERA. Se mostrará una ventana con las siguientes características:

pagoslote

Seleccione los campos de la zona del recuadro Rojo correspondientes al documento, el documento se debe cambiar solo si tiene configurados más de un documento para recibir los pagos, de la fecha solo se podrá cambiar el día ya que el mes y el año corresponden al último periodo facturado dentro del proyecto. Siempre cargará la cartera con fecha del primero de mes actual con lo cual se verán los descuentos asociados a cada inmueble en esta fecha. Estos descuentos son el descuento global o total por todos los conceptos (que apliquen descuento) y en esta ventana principal no es posible modificarlos.

Marque la casilla check para seleccionar los inmuebles a aplicar, si no se quiere pagar la totalidad de la cartera, se debe dar clic en la celda “A PAGAR” correspondiente al inmueble (recuadro morado de la parte superior) y se mostrará la ventana con los conceptos de ese inmueble, allí se podrán configurar los pagos de cada concepto y modificar el descuento, anticipo o recargo.

pagoslote1

Recuerde que puede modificar manualmente los campos de Descuento, Recargo y Anticipo.

Por último haga clic en el botón APLICAR PAGOS (Recuadro Azul).

Recibir pagos

Permite registrar los pagos, de los diferentes inmuebles, aplicando en forma automática la cartera y la transacción contable. Daytona le permite aplicar pagos en forma automática por los siguientes criterios:

  • PAGOS DE CARTERA
  • PAGOS POR ANTICIPADO
  • PAGOS OTROS INGRESOS. Ver más
  • RECAUDO ELECTRÓNICO
  • ANTICIPOS BARCODE
  • ACUERDOS BARCODE

Pagos de cartera

Los medios de pago que puede utilizar cuando se descargue de la cartera son: CHEQUE, EFECTIVO O TRANSFERENCIA.


Pagos de Cartera

Al dar clic en la opción PAGOS DE CARTERA del módulo RECIBIR PAGOS aparece la siguiente ventana.

pagoscartera

FECHA DE PAGO: Mostrará el día configurado en el computador que ejecuta Daytona, el mes y el año corresponden al ultimo periodo facturado. El día le permite al sistema calcular el descuento o recargo, según parametrización del concepto, se puede configurar la fecha de consignación del recibo, marcando el parámetro 'Fecha Consignación Recibos' en las opciones del proyecto, dar clic en el botón refrescar refrescar para actualizar la cartera en la fecha seleccionada.

FILTRAR POR: Organiza la búsqueda por nomenclatura del inmueble o documento del tercero.

Realizar la búsqueda del tercero que realizará el pago (Para buscar se debe dar clic sobre el título de Deudor e Inmueble y aparecerá el recuadro 'Buscar'). Al identificar el inmueble o tercero, seleccione y presione el botón siguiente. Se mostrará la ventana con los conceptos que tenga en cartera ese inmueble.

Seleccione los conceptos que se van a cancelar haciendo doble clic sobre estos; el campo TOTAL mostrará cuanto se aplicará por el concepto, realice este procedimiento hasta completar el TOTAL A PAGAR.

Según sea el caso de los conceptos que se este realizando el pago se encuentren configurados los descuentos o recargos (pueden estar configurados los dos), en las columnas se mostrarán los valores correspondientes a cada uno. Si el valor digitado en el campo 'A Pagar' es mayor a los valores de los conceptos el restante se agregará en la columna Anticipo y ese valor aplicará para el siguiente pago.

Luego dar clic en botsiguiente y acepte el mensaje de confirmación para registrar el pago, puede escoger si imprimir o no el recibo de caja.

NOTA: Los inmuebles que no tenga conceptos o deuda en cartera NO se mostrarán en la selección.

Impuesto

Para realizar la recepción de pagos discriminando las cuentas de las retenciones se debe dar clic en el recuadro de aplicar impuesto, en esta opción nos aparecerán las cuentas asociadas en cuentas especiales las cuales al dar clic en el check se calculara el valor de la recepción automáticamente.


Pagos de acuerdos

Para realizar la recepción de pago de los valores que se encuentran en acuerdo de un inmueble se dirige por PAGOS DE CARTERA del módulo RECIBIR PAGOS, selecciona el inmueble y la fecha de recepción como se evidencia en la siguiente ventana:

obseracuerdos

Se identifica la opción RECIBIR DE donde se selecciona Acuerdos, al ubicar el cursor sobre esta opción (Recuadro Azul).


Pagos de cartera con abono

Para realizar pagos de cartera con abono, ubicar el cursor en la columna a pagar y diligenciar los valores que se pagarán por concepto (menores al saldo existente por concepto).

cartera_abono
Pagos de cartera con anticipo

Este pago se realiza en caso de que el tercero realice un pago de mayor valor al de la deuda, se anticipa la diferencia al concepto seleccionado mientras tenga un concepto de anticipo asociado

Se ingresa el valor pagado en el campo, pago por diferencia, la diferencia que arroja el sistema será el anticipo al concepto elegido.

pago_anticipo

Condonación de Interéses

Para realizar la condonación de interéses, se debe marcar la casilla correspondiente para que el sistema habilite el proceso al finalizar la recepción de pagos, los interéses que se vayan a condonar no se seleccionan.

condonar.jpg

En la ventana generada, marcar los interéses que se van a condonar elegir el tipo de documento contable, diligenciar la observación corespondiente y dar clic en el botón generar, para llevar a cabo la condonación y generar el informe correspondiente.

v_condonar.jpg
reporte_condonar

Cobro de intereses diarios

Esta función permite realizar el cobro de interés de mora de forma diaria. Es necesario realizar una configuración general del proyecto, se dirige por CONFIGURACIÓN, MODIFICAR PROYECTO, selecciona el proyecto y da clic en el botón MODIFICAR ubicado en la parte superior izquierda de la ventana, posteriormente se dirige a la pestaña de parámetros en la cual se habilita el parámetro.Ver más

interesdiariosvencidos

Una vez configurado el sistema, el cobro de INTERES DIARIO se genera de forma automática cuando se realice el proceso de liquidación. Tal proceso se identifica en la ventana de preliquidación-intereses diarios.


Opción de cobro de interés en la recepción de pago.
  • TIPO VALOR:MULTA_VENC
  • Sanción:UNICA
  • Porcentaje:Valor de porcentaje a cobrar.
  • Concepto sobre el que aplica:Cuota de administración (Se configura el concepto sobre el cual se realizá el cálculo de interés Diario).
interesconcepto

El cobro de los intereses Diarios se realiza en el proceso de recepción de pagos, para efectuar esta opción se dirige por CARTERA-RECIBIR PAGOS-PAGOS DE CARTERA.

En esta opción se selecciona el inmueble y la fecha de pago, el sistema calcula los intereses con base en la fecha de cartera.

interespago

Para calcular el interés diario dar clic en el botón CALCULAR (identificado en la imagen de color verde), automáticamente el sistema genera el interás diario por el número de dias en mora.


Pagos por anticipado

Mediante esta opción podrá descargar los anticipos a inmuebles que no tengan saldo de cartera. Ingrese por cartera, procesos, recibir pagos y pagos de anticipos.

De la FECHA únicamente podrá seleccionar el día. Ubique el inmueble haciendo clic en el botón botbuscar, puede seleccionar a que tercero decidira cobrarlo con la opcion de (Anticipo de:); e ingrese una observación.

Para ingresar el valor ubíquese en el campo Valor.

w_antpago

Luego clic en botsiguiente para registrar el movimiento.

NOTA: Recuerde que la opción de pagos por anticipado únicamente aplica cuando el inmueble no tiene cartera. Si el inmueble debe al menos una cuota y se va a anticipar ingrese por la opción de recepción de pagos, seleccione el inmueble y el último concepto que se ha facturado. A continuación digite el valor del anticipo en el campo ANTICIPO del detalle del documento, luego realice el pago.


Recaudo electrónico

recaudoelectronico

Para cargar los archivos haga clic sobre el botón ABRIR ARCHIVO del recuadro Azul.

Los diferentes formatos establecidos para el recaudo electrónico que pueden ser cargados en el sistema son los siguientes (ejemplos sombreados):


Convenciones

Fecha
Referencia (Número de factura o inmueble)
Valor del recaudo

  • PSE o Asobancaria 2001*
    Extensión del archivo .txt y .dat
    asocancaria2001_pse
              01000900097420180501032000026507013927
              060000000000000000000000000000000000000000000937080000350000
              060000000000000000000000000000000000000000000937090000500000
              
  • Banco Caja Social 12
    Extensión del archivo .d74 y .d90
    cajasocial12
              010009999999991__________________93708000000201805010000000000000000350000
              010009999999991__________________93709000000201805010000000000000000500000
    
              _18 espacios en blanco
              
  • Redeban
    Extensión del archivo .dat
    redeban
              100009999999990020180501
              2000000000000000000000937080000000350000
              2000000000000000000000937090000000500000
              
  • Av Villas 13
    Extensión del archivo .csv
    avvillas_13
              1
              2
              20180501,,,,,350000,93708
              20180501,,,,,500000,93709
              
  • Asobancaria 98*
    Extensión del archivo .dat y .txt
    asobancaria98
              01000900097482820180501032000026507013927
              0200000000000000000000937080000000350000000093708
              0200000000000000000000937090000000500000000093709
              
  • Av Villas
    Extensión del archivo .csv
    avvillas_n
              1
              2
              20180501,,,,93708,350000
              20180501,,,,93709,500000
              
  • Colpatria
    Extensión del archivo .csv
    colpatria
              1
              ,,,,,,,,,,,,,350000,2018-05-01,,,,93708,
              ,,,,,,,,,,,,,500000,2018-05-01,,,,93709,
              
  • Davivienda
    Extensión del archivo .csv
    davivienda
              1
              0100502018,,,,,,350000,93708
              0100502018,,,,,,500000,93709
              
  • Caja Social
    Extensión del archivo .d18 y .d27
    caja_social
              10000900452494000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000020180501
              2______________________________________________________________93708000000000000000000000000000000000000000000350000
              2______________________________________________________________93709000000000000000000000000000000000000000000350000
    
              _62 espacios en blanco
              
  • Av Villas New
    Extensión del archivo .csv
    avvillas_new
                201805010060000000001976621D+00000013000000668180301RPVPAGO CHEQUE POR  CTRO CCIAL       668020498E
                201805010120000000000006403C+00000009600000002180301RCINOTA CREDITO REC EDIF. CORD       668020498E
              
  • Av Villas N2
    Extensión del archivo .csv
    avvillas_n2
              1
              2
              20180501,,,93708,,350000
              20180501,,,93709,,500000
              

Nota: Los formatos estandar más usados actualmente son PSE y Asobancaria 98*.

Los pagos que el sistema no identifique se marcarán en color naranja.

Seleccione el recuadro Naranja las cuentas que van a utilizar para los recargos, descuentos y/o anticipos.

Estas cuentas quedaran guardadas para el próximo recaudo y se actualizará en la medida que el usuario las cambie.

El reporte permite visualizar los recaudos realizados en la fecha seleccionada.

recaudoelectronico2

Del panel superior (cuadro Verde, sólo se podrá cambiar el valor de anticipo, recargo y descuento).

En el detalle de la referencia (cuadro Morado), podrá hacer cambios en la cartera aplicada inicialmente por el sistema, no se podrá aplicar más del valor identificado en el archivo de recaudo, si el valor de recaudo es mayor al saldo se enviará la diferencia como anticipo incluyendo los descuentos aplicados.

Presionando el botón bot_aplicar se elabora un documento de ejecución por cada inmueble y tercero del panel del recuadro verde en donde el valor a pagar sea mayor a cero. Una vez procesado un archivo no se podrá volver a descargar.


Anticipos Barcode

Opción que permite realizar pagos por anticipado código de barras.

Para emitir facturas de anticipos, debe estar parametrizado un concepto Tipo valor ANTICIPO_BARRAS y configurar las cuentas de la siguiente manera:

  • Causación: 13050595xx Débito. Contrapartida 270550xx Crédito.
  • Ejecución: 110505xx Débito. Contrapartida 13050595xx Crédito.

El concepto debe aplicarse sobre el cual se va a hacer el anticipo.

Ingrese por la pestaña de cartera recibir pagos ANTICIPOS BARCODE.

canticpobarcode

NOTA:

  • No olvide crear las cuentas en la Cartilla de Cuentas
  • Debe realizar la búsqueda de los inmuebles que no tengan cartera por el concepto que aplica el anticipo.
  • Recuerde parametrizar el concepto sobre el que aplica ANTICIPOS BARCODE, tiene la posibilidad de elaborar anticipos de cualquier concepto.

Acuerdos Barcode

Se usa para hacer facturas con código de barras por un valor inferior al saldo en cartera. Debe existir configurado un concepto tipo valor ACUERDO_BARRAS y parametrizado así:

  • Causación: 13050599 Débito. Contrapartida 13050599 Crédito.
  • Ejecución : 110505xx Débito. Contrapartida 13050599 Crédito.
cacuerdosbarcode

Recibir pagos con causales de descuento

Para poder recibir pagos sin descuentos se debe marcar el parámetro "Causales de Descuento" por la pestaña de Configuración -> Modificar Proyecto. Los inmuebles deben estar seleccionados o marcados con causal de descuento en Memos de Inmuebles; en esta opción puede ingresar las observaciones por inmueble que quiera que aparezca por factura o marcar una de estas como causal de No descuento.

En la recepción de pagos si se tienen configurados los conceptos de descuento y el inmueble aplica para uno de estos, SI tiene una causal de NO descuento se mostrarán de color azul y NO se les aplicará descuento alguno, como se puede ver en la siguiente imagen en el recuadro Rojo, señala el inmueble 1-402 el cual aplica una causal de vitrinismo por lo cual no se le calculó el descuento, el recuadro Azul indica el apartamento 1-501 donde se ve que se está aplicando un descuento normal.

recausaldesc

Causación de pagos otros ingresos

Si se desea causar Pagos por Otros Ingresos, dirígirse a la pestaña Configuración, opción Modificar Proyecto.

paramcausarpagosingresos

En la ventana Parámetros, seleccione el ítem Causar Pagos Ingresos (Círculo color Naranja), después haga clic en el Botón GUARDAR y posteriormente ingrese al proyecto respectivo.

Para continuar es necesario crear un inmueble de cualquier tipo, pero con código 0-PUBLICO el cual se digita en el momento de la creación.

otrosingresos1

Posteriormente se debe crear un documento para la causación, este se crea por Contabilidad, Tipos de documentos Contables, se debe configurar como CAUSACIÓN PH en orden 2.

Antes de continuar es necesario crear el concepto que se desea contabilizar, esto se realiza por Configuración, Conceptos, como se observa en la siguiente figura. Cabe anotar que este concepto se crea con Tipo Valor EJECUTADO.

Se debe configurar las cuentas de Causación en donde la Partida debe ser una Cuenta de Cartera como Débito y en Contrapartida la Cuenta de Ingreso como Crédito. En Ejecución normalmente se configura la Partida con la Cuenta de Ingreso como Crédito y en la Contrapartida la Cuenta de Caja como Débito.

Creación de Concepto con tipo Valor EJECUTADO
configurarconc

Si los conceptos manejan IVA, se dirige por Contabilidad,se selecciona la opción CUENTAS ESPECIALES y en el campo cuenta digitar el número de la cuenta a la cual se va a enviar la contabilización del IVA,se configura el porcentaje del IVA y su valor Base como se observa en la siguiente figura.

Configuración Cuentas especiales
confcuentas

Una vez se tenga la configuración verificada, ingrese a la opción de Cartera, Recibir pagos y seleccione Pagos de Ingresos.

otrosingresos2

Al ingresar a la opción el sistema validará si se desea realizar la causación del pago por otros conceptos

valida_caus

Nota: Si se selecciona NO, el sistema permitirá realizar únicamente el recibo.

Si se marca SI, el sistema habilitará la generación de la factura y el recibo.

  1. Se debe seleccionar la fecha de los documentos. (Únicamente se puede cambiar el día) como se muestra en el recuadro AZUL.
  2. Se selecciona el tercero con el cual se generará el documento, como se muestra en el recuadro NEGRO y se diligenciará la observación.
  3. En el panel de causación de pago por otros ingresos (recuadro MORADO) se cargará el documento configurado como Causación Ph orden 2 y el consecutivo de este tipo de documento, si aplica se deberá seleccionar el tipo de IVA (cuentas de IVA configuradas en Cuentas Especiales) y la aproximación que tendrá dicho IVA. (Si por unidades o el que se tenga configurado en el proyecto como redondeo de descuento)
  4. Se coloca el valor el cual va a ser cancelado, como se muestra en el recuadro ROJO, además si el cobro aplica IVA, se marcará la casilla y se incluirá este impuesto en el total de la factura.
  5. Se selecciona el medio de pago del documento, como se muestra en el recuadro VERDE.
  6. Al terminar de registrar los datos correspondientes se da clic en el botón siguiente con lo cual nos generara el documento de causación de otros ingresos y el recibo asociado (Se podrán imprimir ambos documentos).
pagosotrosconc

Únicamente se mostrarán los Conceptos que estén configurados con tipo de valor EJECUTADO.

Acuerdos

Permite congelar los intereses a la deuda de un inmueble desde una fecha que determine el usuario.

Para realizar un acuerdo, ir por el módulo de CARTERA y haga clic en ACUERDOS; aparecerá una ventana con las siguientes características.

acuerdos

Hacer clic en NUEVO.

Luego despliegue la lista de inmuebles y seleccionar a quien le aplicará el acuerdo. Luego digite la fecha de acuerdo y fecha de vencimiento, se debe elegir el estado del acuerdo (VIGENTE, INCUMPLIDO o TERMINADO), posteriormente se cargará un memo, el cual se debera ajustar a las características del acuerdo.

Se realiza acuerdo por valor de $ el dia X para el inmueble X para pagar en cuotas de $ mensuales, adicionalmente pagar la cuota del mes vigente, se realiza este acuerdo entre X responsable del inmueble y X como representante legal. Con este acuerdo se congelan los intereses de las cuotas en acuerdo para facilitar el cumplimiento y quedar al dia de sus obligaciones.

Pulsar el botón 'Agregar Cartera'. En el detalle se filtra la deuda que tiene el inmueble hasta la fecha. Marque los términos que se van a congelar haciendo doble clic sobre el campo. Verifique que la casilla check este marcada en la columna de Selección. Puede seleccionar uno a uno los que desee, o todos oprimiendo el botón SEL. TODOS.

detacuerdos

Cuando termine de seleccionar los registros, haga clic en GUARDAR. Cuando se vayan a recibir pagos de cartera del inmueble en acuerdo, aparecerá el siguiente aviso informativo en dicho formulario:

hayacuerdos

Así se identifican todos los inmuebles que están en acuerdo de pago.

Se podrá realizar la busqueda de acuerdos por Código Inmueble, Fecha Acuerdo y Fecha de vencimiento.

Novedades

Por esta opción se podrá adicionar cobros a la facturación del último liquidado. La novedad se puede programar con antelación a la facturación o si se prefiere se puede cargar después de generada.

Se suele hacer uso de la novedad en cobros que son aplicables esporádicamente como: Cuotas extraordinarias, cuota por retroactivo, cobro de gas entre otros. Para ingresar dirigirse por el menú cartera, opción novedades, se mostrará una imagen como se indica a continuación:

novedadescar

Recuadro azul:

Para iniciar, dar clic en el botón nuevo y seleccionar el concepto ubicado en el recuadro azul indicado en la imagen. Sobre este mismo recuadro se encontrarán:

  • Descripción: Una vez seleccionado el concepto se llenará con el mismo nombre, el cual podrá modificar según lo requiera.
  • Valor: Indique el valor que va a cobrar a los inmuebles seleccionados.
  • Fecha Iniciar: Hace referencia a la fecha en que se iniciará el cobro, si el mes a cobrar aún no existe la novedad quedará programada para aplicarse en forma automática una vez liquide ese mes.
  • N.Veces: Indica la veces que será cobrado el concepto, descontándose uno a uno a medida que corre el proceso de facturación.
  • Documentos nuevos y número: Informa el documento en el que serán cobrados los conceptos.

Nota: Si se selecciona un concepto independiente para realizar la novedad, se asignará una nueva factura a cada uno de los inmuebles seleccionados.

En el recuadro de color verde, seleccione el (los) inmuebles a los que se deba cobrar la novedad, lo podrá filtrar haciendo uso del combo cobrar a, donde permite hacerse por: Arrendatario, propietario o inmobiliaria. Notará que al seleccionar alguno de ellos se filtran en forma inmediata.

Sobre la parte inferior. Para seleccionar uno a uno, haga doble clic con el mouse sobre el inmueble deseado, se nota que este se desplaza hacia el área indicada en color naranja.

En el recuadro de color naranja, se mostrarán los inmuebles que ha seleccionado para aplicarle el cobro del concepto. En la parte superior de este recuadro se encuentran los siguientes campos:

  • Calcular por: Se podrá calcular el valor de la novedad para los diferentes inmuebles por medio de los siguientes parámetros. (Al seleccionar alguna de estas opciones se omitirá la información diligenciada en el cuadro valor del recuadro azul)
    • % CUOTA ADMON: Se cargará el valor según el porcentaje diligenciado calculado sobre el valor de administración de cada inmueble al que se le realizará dicha novedad.
    • % VALOR FIJO: Se cargará el valor correspondiente al porcentaje de la cantidad diligenciada en el campo de Valor. (recuadro naranja)
    • COEFICIENTE: Según el valor diligenciado, se calculará la novedad tomado el coeficiente del inmueble como el porcentaje.
  • Redondeo: Permite seleccionar la unidad a la cual desee aproximar el valor cobrado.
  • Valor: Guarde el valor que se distribuirá según el coeficiente de cada inmueble seleccionado o el porcentaje capturado.
  • Calcular: Al presionar este botón se cambiarán los valores del cobro en los inmuebles seleccionados.
  • Columna Nueva Fac.: Los inmuebles que marque en esta columna, garantizan que al momento de aplicarse el cobro este se cargará en una factura nueva.
Cobro novedades con movimientos negativos

En caso de requerir el cargue de conceptos con movimiento negativo sobre las facturas o cuentas de cobro, previamente a su cargue es necesario validar que el concepto cumpla con las condiciones necesarias como son: Tipovalor=RESTA_CART, y haber configurado en la causación la cuenta de cartera con movimiento crédito. Para una mayor comprensión revise el tema de conceptos.

Novedades de conceptos tipo valor: IVA_PH

Por medio del concepto creado con este tipo valor se pueden realizar los cobros que aplicarán IVA, este valor debe ser ANTES DE IVA.

Esta novedad se realiza igual que otro concepto en este módulo, se debe seleccionar el concepto, si el valor a cobrar es para todos los terceros el mismo se debe digitar este valor en el campo "Valor" seleccionar la fecha a iniciar (recuerde que si la fecha a iniciar es la de la última facturación esta novedad se generará en la factura existente, o se incluirá en la del mes siguiente, siempre y cuando no se encuentre marcado el parámetro de nueva factura), seleccionar los terceros a los cuales se les realizará el cobro por este concepto, si los valores son diferentes para cada uno cuando ya se seleccionan los terceros, se debe digitar el valor para cada uno recuerde que los valores digitados deben ser antes de IVA. Si se desea realizar el cobro de estos valores en una nueva cuenta de cobro se debe marcar el parámetro indicando que sera en una nueva factura.

Para ver como debe estar configurado el concepto de este tipo valor especial debe dirigirse a Configuración, Conceptos y verificar la parametrización exigida para este tipo de conceptos.


Lectura servicios

Concepto especial Suministro de Gas, Agua o Energía y Lecturas
novedadeslecturas

Clic en el botón "Nuevo" y selecciona el concepto de servicio (el recuadro Verde) oprimimos la tecla tap y observamos que inmediatamente se habilita el botón de Lecturas (el recuadro Naranja), se selecciona los inmuebles a los cuales se les va a realizar el cobro con la flecha damos clic en el botón Lecturas.

menuserviciopublico2

Se observa que agrega los inmuebles que se seleccionaron anteriormente, además muestra unos en color naranja, esto significa que NO tienen asociado un medidor, para asociar el medidor, primero es necesario digitar la información de Valor unitario y Tarifa básica, luego clic en el botón Guardar.

Para registrar los medidores clic en el botón MEDIDORES, selecciona el Tipo de servicio (Gas, Energía, Acueducto), después selecciona el inmueble y asocia los datos del número de medidor, marca, si se encuentra activo o no y guarda los datos usando el botón Guardar.

Nota: Los datos de un medidor se pueden asociar a más de un servicio. Se dirige al botón INMUEBLE, selecciona el inmueble, relaciona el No. de medidor, factor, marca y da clic en Guardar.

novedadesmedidores

Se digitan los datos pertinentes a las lecturas:

  • Factor:Multiplica el consumo por el No. del factor por el valor unitario (Predeterminado en 1, no admite cero).
  • Lec. Anterior:Muestra las lecturas consignadas en el periodo anterior.
  • Lec. Actual:Se digita la nueva lectura del inmueble.
  • Consumo:Determina el resultado de la lectura actual menos la lectura Anterior.
  • Total:Es el valor $ total que corresponde al consumo del inmueble.

Una vez diligenciados todos los parámetros clic en el botón Guardar.

novedadestarifas

NOTA:

  • Los conceptos que permiten guardar lecturas deben tener la siguiente característica en el campo descripción (CONCEPTOS ): GAS, ENERGÍA o AGUA.
  • La fórmula aplicada para el Factor (Consumo * No del factor)* Valor unitario.
  • La primera vez que ingrese las lecturas debe guardar la actual y la anterior.
  • La fórmula aplicada es: (Lectura Actual - Lectura Anterior) * Valor Unitario.
Importar Lectura Servicios Públicos

Para importar lecturas de servicios públicos, es necesario tener en cuenta que el archivo tiene que cumplir con la estructura correcta. En el archivo de Excel se ingresa los datos del medidor, lectura anterior, lectura actual.

import_lectura

NOTA: LA PRIMERA FILA NO ES NECESARIO COLOCARLA, AL INGRESAR LOS DATOS SE INGRESAN DIRECTAMENTE DESDE LA PRIMERA FILA.

Al momento de guardar el archivo es necesario tener en cuenta el tipo de archivo a guardar, para esto seleccionar la opción de archivo CSV (delimitado por comas), recuadro rojo.

guar_lec

Al tener el archivo con los datos necesarios, en novedades hacer clic en Importar lecturas recuadro Verde, buscar el archivo con las lecturas y dar clic en Abrir , recuadro Amarillo.

NOTA: LA CONFIGURACION REGIONAL EN SEPARADOR DE LISTAS DEBE ESTAR DELIMITADO POR PUNTOS Y COMAS(;) PARA QUE PUEDA CARGAR EL ARCHIVO CORRECTAMENTE.

lectura_import

El sistema cargará la información y realizará los cálculos pertinentes referente al cobro del servicio público.


Novedades por concepto de retroactivo.

Para realizar el cobro del retroactivo correspondiente a lo aprobado en la asamblea, se debe tener previamente configurado el concepto, luego se debe crear la novedad, seleccionado el valor a cobrar, el número de periodos en los cuales será cobrada y los inmuebles correspondientes.

Para que el cobro se adjunte a la factura de cuota administración, no se debe marcar la casilla de 'Nueva Factura'.

nov_retro

Incrementos

Opción que permite realizar incrementos a la cuota de administración. Recuerde aplicarlo antes de la facturación. Para ingresar dirigirse a la pestaña de Cartera, Procesos y seleccione INCREMENTOS.

incrementos

Seleccione el redondeo que aplicará a los valores calculados, se podrá redondear por:

  • Unidades
  • Decenas
  • Centenas
  • Miles

Posteriormente desplegar la lista INCREMENTAR POR. Existen cuatros maneras de generar un incremento:

Manual:

Permite realizar el incremento de forma manual digitando el valor directamente en el campo "Nuevo valor" en frente de cada inmueble. Permite excluir inmuebles.


Porcentaje:

Se muestra el campo campoporc en el cual se puede digitar el % a incrementar, luego dar clic en el botón calcular para que en la columna 'Nuevo Valor' se muestren las cuotas de administración actualizadas. Este incremento aplica para todos los inmuebles de la lista.


Coeficiente:

Al marcar aparecen dos campos: campocoef se debe digitar el valor del presupuesto anual, en el campo presupuesto mensual el sistema calculará este valor. Verificar que los inmuebles tengan coeficiente, aquellos que no lo tengan, no se les calculará incremento, posteriormente dar clic en 'Calcular'.


Valor Fijo:

Al marcar aparece un campo: campovfijo. Digite el valor, y todos los inmuebles tendrá un incremento de ese valor. Después hacer clic en Calcular.


Luego de generar cualquiera de los incrementos, hacer clic en "Guardar". En la siguiente liquidación el incremento se aplicará a los inmuebles seleccionados.

Al guardar esta configuración, el sistema realizará el cambio en cada uno de los inmuebles. Para cancelar alguna acción o cálculo haga clic en "Cancelar".

El botón botrestinc permite devolver los valores que se encuentran en la columna ANTERIOR; por lo tanto se puede devolver máximo cuando se ha guardado el incremento una vez.


Movimiento Programado

Todo cobro, novedad que tenga más de una cuota de aplicación o que se estime a ejecutarse en una fecha superior a la liquidación del proyecto se guarda como movimiento programado, hasta que sus aplicaciones lleguen al valor "0", para acceder vaya por: CARTERA y luego de clic en MOVIMIENTO PROGRAMADO. En la ventana encontrará los siguientes campos:

w_movprogra

INMUEBLE: Detalla a que inmueble se carga el movimiento.

No. CUOTAS Y No. APLICADAS: Se muestra el número de veces que se programa el cobro y el número de cuotas aplicadas. Daytona cada vez que aplica un cobro incrementa el campo No. Aplicadas cuando sean iguales será borrado de este módulo. Tener en cuenta que si la liquidación por algún motivo, las aplicaciones del movimiento programado no cambiará o no disminuirá.

FECHA: Desde el momento en que se inicio el movimiento programado.

CONCEPTO Y DESCRIPCIÓN: Se detalla el concepto al cual aplica.

VALOR: Total del movimiento que se incluya en cada aplicación.

ELIMINAR MOVIMIENTOS PROGRAMADOS

No se puede devolver un movimiento que ya se incluyó en un documento, este procedimiento es manual, para eliminar un movimiento programado marque check en el registro en el campo ELIMINAR.

Luego dar clic en boteliminar.


Ajuste de cartera

Opción que permite ajustar saldos de cartera que ya no serán cobrados. Ejemplo: Condonación de intereses, reclasificación de cuentas, entre otros.

Para abrir la opción vaya por: Cartera, procesos y seleccione AJUSTES DE CARTERA.

El formulario se encuentra dividido en las siguientes áreas:

Seleccionar el documento contable: Recuadro Rojo.

Cartera: Recuadro Azul.

Detalle movimiento aplicado: Recuadro Verde.

ajustarcartera
Seleccionar el documento contable

Se debe configurar el tipo de documento, la fecha del documento, el tercero al que se realizará el ajuste y diligenciar las correspondientes observaciones. (Si hay la necesidad de consultar, editar o crear cuentas, está disponible la opción de cartilla de cuentas en el botón 'P.U.C')


Cartera

Se puede filtrar la cartera de forma individual o global haciendo clic sobre la opción Consultar. Tener en cuenta la fecha donde realiza la búsqueda.

Luego seleccionar la cuenta (No debe estar marcada como Cartera), el tipo de movimiento ó el concepto (SI APLICA), el tercero y el inmueble, seleccionar los conceptos para cargar la información de cartera y ubicar los datos en la sección de movimientos contables y/o traslados.

Utilizar el botón MOVER CONTRAP. cuando se necesite ajustar los movimientos del documento.


Detalle movimiento aplicado

Luego en el recuadro verde, seleccionar el tipo de documento del tercero y la descripción. En caso de no asignar una, el programa asignará la palabra ajuste en la descripción del documento.

Verificar que el ajuste tiene los movimientos correctos y hacer clic en el botón GENERAR AJUSTE.


Facturación de zonas comunes

Permite agregar cobros a inmuebles que estén creados con tipo ZCOMUN. Estos deben tener como propietario el nombre del Centro Comercial o Conjunto. Este módulo permite administrar y contabilizar fácilmente los cobros de estas áreas comunes.

Con la nueva normatividad en lo relativo con el tratamiento tributario de la Propiedad Horizontal, los dineros recibidos por la realización de actividades propias de su objeto social, como es el caso de servicios de estacionamientos en zonas comunes, arrendamiento o concesión de espacios públicos, publicidad, y demás servicios que presta la copropiedad para administrar de manera correcta y eficaz los bienes y zonas comunes, deben quedar gravadas con el impuesto sobre las ventas IVA.

Para poder realizar el cobro del IVA, los conceptos marcados como Zona Común deben tener configurado la cuenta del IVA con sus respectivos porcentajes en la contrapartida de causación, se debe tener configurado el tipo de documento configurado con orden 2.

Para configurar los conceptos se debe ingresar por la pestaña de Configuración, Conceptos.

Contratos

contratos

En este formulario se registrarán los contratos a los diferentes arrendatarios, se asigna el tercero y el inmueble el cual debe ser de tipo ZCOMUN.

Se debe asignar un serial al contrato, este será único.

Seleccionar la fecha inicio y fin del contrato.

Día Factura: Seleccionar el día en que este contrato se mostrará en el formulario de facturación.

Agrupar Factura: Deslizar el indicador a 'SI' para dos o más contratos del mismo tercero para generar una sola factura por los mismos.

Se deben asignar los conceptos a facturar en el contrato, si tienen configurada la cuenta de IVA en el concepto se incluirá este impuesto al facturar dicho concepto.

Para facturar el contrato actual, dar clic en botfacturar, se generará la factura de zona común del contrato que esté cargado en el formulario, al facturar se podra seleccionar la fecha inicio y fecha vencimiento de la factura.

fecha_ven

En la sección de reportes, se podrán generar los informes de contratos vigentes y proximos a vencer, en este informe se podrán seleccionar las edades (próximos contratos a vencer en los siguientes 30, 60 y 90 días)

Facturar

Al ingresar a la opción se solicitará el día en que se realizará la facturación, según el día seleccionado cargará unicamente los contratos que se hayan guardado con ese día factura desde contratos. (Si se marca 0 cargará todos los contratos vigentes para facturar a fecha 01)

dia_facturar
facturarzcomun

Nota: Se podrá seleccionar el ordenamiento de los contratos por ingreso (número de contrato), inmueble y tercero.

nota

El formulario se divide en cuatro áreas.

Área Morada.

Documento y número: Se carga el tipo de documento configurado como CAUSACION_PH orden 2 y el cosnecutivo actual.
El campo fecha cargará el día según la selección realizada al ingresar al formulario, se seleccionará tambien la fecha vence la cual se evidenciará en las facturas.
Se asignarán las cuentas de RteIva e RteIca que aplicarán sobre las facturas de zonas.

Área Verde y Roja.
El proceso se realiza de izquierda a derecha para cada uno de los contratos y la configuración se guarda para futuros cobros.

Según el régimen del tercero se cobrarán los respectivos impuestos, al dar clic sobre el contrato en la parte superior de la sección izquierda se mostrará que impuestos aplican para dicho tercero, el color lo indicará de manera visual.

  • AMARILLO/NARANJA: Aplica RteICA y RteIVA.
  • AZUL: Aplica RteICA.
  • VERDE: Aplica RteIVA.

Si se realizó el agrupamiento por tercero se evidenciará en la casilla de agrupar, tambien puede seleccionar y deseleccionar los contratos a agrupar por tercero desde este formulario, al guardar la configuración se marcará el interruptor de agrupar en 'SI' para los contratos seleccionados.

En la área de conceptos se mostrará el detalle por contrato, en color rosado se indicarán los que no tengan configurado el IVA.

Área Naranja.

Cuando finalice la selección de los contratos y el diligenciamiento de los valores, dar clic en el botón botfacturar para generar el cobro.
Con el botón 'Reporte' se podrá generar el informe de los contratos marcados como facturar.
El botón 'Salir' permitirá tambíen guardar la configuración sin realizar una facturación.

NOTA:

  1. Las cuentas especiales deben estar previamente configuradas.
  2. La configuración que se defina, se mantendrá para los siguientes cobros.
  3. Solo se mostrarán los conceptos parametrizados como Zona Común.
  4. Los anticipos de zonas comunes se deben generar por el módulo de pagos por anticipado. Este debe aplicar al concepto de zona común donde se genera el cobro, y no debe estar marcado como ZONA C.

Reportes

reportescartera

Jurídicos

En este módulo es posible administrar los procesos jurídicos de los inmuebles.

Tiene tres opciones de acuerdo al proceso en el que se encuentre el inmueble Carta Residentes, Carta Abogado y Certificado Juzgado.

En la parte inicial se realiza la configuración de la búsqueda en Cartera, Fecha de Corte, si desea hallar un valor mayor o igual, indíquelo en Cartera por Monto, luego haga clic en Buscar.

juridico1

El sistema traerá la cartera que cumpla con los filtros de búsqueda.

Carta a Residentes: Busca y muestra todos los inmuebles que tiene cartera junto con el valor adeudado y permite enviarles una carta informando acerca de su morosidad. Resaltado en Amarillo aparecerán los inmuebles que tengan Acuerdo Vigente y no los puede colocar en proceso jurídico hasta que este acuerdo se incumpla. Ver Acuerdos.

juridico2

Carta Abogado: Genera una carta al Abogado seleccionado informándole a cerca de la morosidad del inmueble y la autorización para iniciar con el cobro jurídico, permite ingresar inmuebles a proceso Jurídico ya que muestra los inmuebles que tienen Acuerdos Vencidos resaltados en Naranja.

juridico3

Para ingresar un inmueble a proceso jurídico, seleccione los campos Abogado y % Honorario, aquí resaltados ( Azul y Verde respectivamente), presionando la tecla Enter puede modificar cada campo, en el primero puede ver los Abogados existentes o puede crearlo. Recuerde Guardar los cambios y volver a presionar el botón de Búsqueda para verificar. Mostrará este inmueble en el campo inferior (Inmuebles en proceso juridico).

juridico4

Certificado Juzgado: Muestra en la parte inferior los inmuebles que tienen un proceso jurídico vigente, y permite generar un certificado para el inmueble y adjunta el detalle de los valores correspondientes. Recuerde configurar los 4 conceptos por los que desea ver el reporte de la información.

juridico5
juridico6

Para terminar el proceso jurídico a un inmueble, verifique estar en esta pestaña y haga clic sobre el campo Fecha Fin del inmueble correspondiente, luego haga Clic en la tecla Supr y el sistema pedirá una confirmación para terminar el proceso, colocará la fecha correspondiente.

Casos abogado: Clic en el botón reporte, para desplegar la ventana de busqueda, seleccionar el abogado correspondiente y generar el reporte de casos juridicos por abogado.


casos_abogado

Para ver los reportes correspondientes, seleccionar los inmuebles respectivos usando la casilla de la columna SELECCIÓN y haga clic en el botón Reporte.

NOTA: Para cambiar los conceptos los cuales se están cobrando al inmueble se deben configurar los conceptos de jurídico.

Para realizar el pago ingresar por Cartera, Recibir Pagos, seleccionar los registros a pagar y hacer el cobro de honorarios respectivos (debe estar configurado el concepto Honorarios, ver más), cuando se paguen todos los conceptos que están en jurídico, el programa libera al inmueble de este proceso.

Para visualizar en el estado de cuenta que el inmueble está en jurídico,se debe ingresar por Cartera, opción Informes, hacer click en la pestaña Estado de Cuenta y en la fecha se debe colocar una fecha igual o intermedia entre la fecha de Inicio y la fecha de Fin del jurídico

reportecartera

En el informe correspondiente se mostrará un mensaje que indica que el inmueble se encuentra en proceso jurídico.


Concepto de Honorario

La configuración del concepto para honorarios de abogado, se realiza en el módulo de Configuración - Conceptos, de la siguiente manera.

c_honorarios
c_honorarios2

  • Tipo Valor: Honorario y Sanción: Única.
  • Causación: Cuenta de cartera al débito contra la cuenta por pagar de honorario al crédito.
  • Ejecución: Cuenta del disponible al débito contra la cuenta de cartera de la causación al crédito.

Para la configuración de los conceptos a cobrar a los inmuebles en estado juridico, ver el siguiente enlace.

Paz y salvo

Para generar un Paz y Salvo, haga clic en la opción del módulo de CARTERA -> REPORTES.

Tenga en cuenta que DAYTONA INTERCLOUD únicamente genera este documento a los inmuebles que se encuentran sin saldo en cartera a la fecha.

pazysalvo

Se deben diligenciar primero los datos del solicitante del paz y salvo como se muestra en la siguiente imágen:

pazysalv2

En el recuadro azul utilizar la opción para filtrar el inmueble o tercero que solicita, luego realizar la búsqueda en la parte inferior del formulario y seleccionar con doble clic para que el sistema cargue la información del paz y salvo. Luego haga clic en botreporte para imprimir o guardar el documento.

Es necesario llenar todos los espacios solicitados, puede enviar el documento via e-mail usando la dirección ahí consignada, tiene que configurar los datos de correo del proyecto. (Ir a Configuración Sevidor de Correos).

Imprimir documentos

Por esta opción puede imprimir los documentos de cartera (CO y RC) y presentar el informe de recibos. Dirigirse a la opción del módulo de REPORTES de CARTERA y seleccionar IMPRIMIR DOCUMENTOS. Aparecerá un ventana con las siguientes opciones:

impdocscart

Para la impresión de Recibos de Caja y Cuentas de Cobro:

Seleccione el tipo de documento. Aclare el rango de fechas en la que se encuentra ese documento. Haga clic en botmostrar

Se podrá generar impresion de las siguientes maneras:

  • Documentos individuales
    impdocscart2
  • Rango (Manteniendo presionada la tecla 'Control' para elegir el inicio y fin del rango)
    impdocscart3
  • Todos los documentos de la pagina actual (cada pagina mostrará 100 documentos) impdocscart4

Luego de validar correctamente los documentos utilice el botón botreporte para imprimir.

PARA VERIFICAR EL INFORME DE RECIBOS

Marque INFORMES DE RECIBOS y aparecerán dos grupos: TIPO REPORTE Y VER POR. Este informe trae todos los documentos que se encuentran en el rango de fechas Desde y Hasta.

FACTURAS - REFERENCIA ELECTRÓNICA: Para poder ver el reporte o poder utilizar este tipo de reporte, los códigos de los inmuebles no deben tener ningún tipo de carácter o caracteres especiales solo debe tener números ya que este formato calcula la referencia de pago para el código de barras.

NOTA: Para exportar reportes despliegue la lista que se encuentra frente al botón INICIO para seleccionar el tipo de archivo, luego haga clic en Guardar. Tenga en cuenta que para ver los reportes debe tener instalado un versión reciente de ADOBE READER.

NOTA 2: La observación para cuentas de cobro y el memo de código de barras se configurá desde el módulo de Configuración, opción Modificar Proyecto, pestaña Memos en Documentos

NOTA 3:Las facturas que sean de día diferente a 1, se deben generar sin la marcación de 'Saldo por conceptos', en su defecto se deben marcar estos conceptos como Independientes.

Informes

Módulo diseñado para la generación de informes de Cartera, Extractos y Estados de Cuenta

Los informes de Cartera se clasifican en una serie de informes complementarios como lo son:

Cartera por EDADES, para generar este reporte seleccionar la fecha de corte del informe, establecer el tipo de agrupación ya sea por:

  • Inmueble.
  • Tercero.
  • Tercero concepto.
  • Inmueble concepto.

Y dar clic en el botón 'Reporte' para generar el informe.

embim1

Cartera A LA FECHA, para generar este informe se configura la fecha de Corte y el tipo de reporte seleccionando si es detallado (Discrimina cada uno de los conceptos), resumido (Muestra un total por cada concepto) y se da clic en el botón 'Reporte' para generar el informe.

carteraalafecha

Cartera DEL MES para configurar este informe se configura las fecha DESDE y la fecha HASTA y se da clic en el botón 'Reporte' para generar el informe.

embim2

Cartera COLUMNARIO para generar este informe se estipula en cada fila un concepto, este informe permite hasta siete conceptos, cabe aclarar que los conceptos que se seleccionen son los que se evidencian en el informe por columnas.

carteracolumnario

En caso de que se manejen zonas proyecto, se podrá generar el informe por cada una de estas zonas seleccionandola de la lista correspondiente, para generar el columnario total mantener marcada la casilla 'TODAS', en el reporte traerá en el título el nombre de la zona seleccionada.

repo_columnario

Cartera MONTO para generar este informe se selecciona la fecha de corte y el tipo de reporte Resumido o Detallado

carteramonto

Cartera RECUPERACIÓN para generar este informe selecciona la fecha DESDE y la fecha HASTA del mismo mes y el tipo de reporte Resumido o Detallado. El reporte se genera en 3 bloques:

  • Mes en ejecución: Los pagos realizados en ese mes, correspondiente a causaciones realizadas en ese mismo mes.
  • Vigencia año actual: Los pagos realizados en ese mes, correspondiente a causaciones realizadas en ese mismo año pero no en el mes seleccionado.
  • Vigencia años anteriores: Los pagos realizados en ese mes, correspondiente a causaciones realizadas en años diferentes al seleccionado.
embim3

En el ítem de reportes se generan EXTRACTOS, este tipo de informe se encuentra ubicado en la segunda pestaña y permite ser generado por TERCERO, CONCEPTO, DOCUMENTO, GENERAL POR CUENTA, para solicitar uno de estos informes se configura las fechas de visualización y el tercero o inmueble del cual se necesita tal información posteriormente da clic en el Botón Reporte.

carteraextractostercero

Para generar un estado de cuenta se selecciona la tercera pestaña ESTADOS DE CUENTA, de la misma forma que los informes anteriores se configura el tipo de informe a generar por:

  • Tercero.
  • Clasificado tercero.
  • Inmueble.
  • Clasificado inmueble.
  • Libro propietarios.
  • Anual.
  • Detalle Interés.

Al generar este reporte permite seleccionar dos tipos de observaciones distintas dependiendo la necesidad de la observación. Cabe anotar que los recordatorios se ingresan por la configuración del proyecto.

estadosdecuenta

Cuando se genera un tipo de informe el sistema tiene la opción de enviar el documento de forma directa al correo electrónico del tercero, para utilizar esta función primero se genera el informe a ENVIAR, posteriormente en la parte superior izquierda del formulario se encuentra el botón 'Enviar' el cual permite remitir el informe directamente al correo electrónico.

envioreporte

Para enviar el correo se diligencia la dirección de correo electrónico del destinatario, el asunto, descripción y la marcación de si se envía como archivo adjunto.

env_correo

NOTA: Todos los informes se generan en formato PDF, adicionalmente el sistema permite exportar al tipo de archivo que se solicite de forma rápida y efectiva con el botón 'Guardar' y seleccionado el tipo de archivo.


Listados

Listados disponibles como información adicional que tiene a su disposición.

listadoscartera

Utilidades

utilidadescartera

IVA sobre intereses

Para configurar la opción del cobro de IVA sobre los intereses, es necesario crear un concepto, este concepto se debe parametrizar de la siguiente forma:

ivasobreinteres

Como se identifica los parámetros de concepto se deben marcar de la siguiente forma para que el funcionamiento del proceso sea el correcto.

Tipo valor: INTERES

Se habilita el Chek-in de Zona común

Porcentaje: se digita el porcentaje de interés para aplicar al IVA

Concepto sobre el que aplica: se selecciona el concepto con el cual realizan el cobro de arrendamiento para las zonas comunes.

Cuentas de Causación: la configuración de la cuentas de causación se realiza de la siguiente forma:

  • Partida: 13 al Débito
  • Contrapartida: la cuenta del Ingreso (41-42) al Crédito con un porcentaje del (84 %) y la cuenta del IVA 2408 al crédito con un porcentaje del (16%).

Cuentas de Ejecución: la configuración de las cuentas de ejecución se realiza de la siguiente forma:

  • Partida: 11 al Débito.
  • Contrapartida: 13 al Crédito.

Posteriormente se dirige a Zonas comunes, en este ítem procede a facturar el valor y concepto emitido por el alquiler de la zona común. Una vez se genere la liquidación de cartera puede realizar la impresión de la factura en la cual se discrimina el IVA causado por los Intereses adeudados por el arrendatario de la zona común; el proceso de cobro de IVA para los intereses se genera de la siguiente forma:

ivaejemplo

Notas:

  • El valor del interes se generara sobre el valor cobrado antes de impuestos.(Valor base), en caso de haber realizado abonos, el calculo de impuestos se realizara sobre el saldo, hallando nuevamente el valor base.
  • En caso de no generar iva sobre el interes no se debe configurar la cuenta del en el concepto de interes de la zona común.
  • Se genera rte iva para los terceros de régimen gran contribuyente.

Reteiva

Para realizar el cálculo de RETEIVA se debe tener en cuenta la siguiente configuración, esto con la finalidad de que este cálculo se realice de forma automática.

Primero se debe configurar la cuenta contable a utilizar esta configuración se realiza por CONTABILIDAD, CUENTAS ESPECIALES. (CUENTAS ESPECIALES (IMPUESTOS)

Una vez realizado el paso anterior se procede a facturar la zona común, es de vital importancia tener en cuenta que el sistema realiza el cálculo del RETEIVA a los arrendatarios configurado como GRAN CONTRIBUYENTE (TERCEROS / PROPIETARIOS / ARRENDATARIOS).


Causales no descuento

(Pestaña Cartera -> Sección Utilidades) En esta opción se ingresan las observaciones por inmueble, para que sean mostradas por factura o marcar una de estas como causal de NO descuento como indica la imagen:

memoinm

En la recepción de pagos si se tiene configurado los conceptos de descuento y el inmueble aplica para uno de estos descuentos, SI tiene una causal de NO descuento se mostrarán de color azul y no se les aplicará descuento alguno.

Clic en el botón bot_reporte para evidenciar las observaciones del memo identificadas respectivamente a cada inmueble.

Notas:

  • No se podrá eliminar un inmueble de este formulario.
  • Si no se requiere la observación adicional registrada, esta puede borrarse y luego guardar el cambio realizado.
  • En caso de que se requiera generar descuentos sobre un inmueble registrado, desmarcar la casilla Causal de No Descuento y guardar el cambio realizado.

Asamblea

Para ingresar vaya por: CARTERA, UTILIDADES y seleccione ASAMBLEA. Se mostrará una ventana con las siguientes características:

La creación de la asamblea se realiza dando clic en el botón 'Nuevo', posteriormente se digita la descripción de la asamblea asignando la fecha de reunión, en la parte inferior de la asamblea se debe ingresar el tema de votación.

Nota: Todas las asambleas creadas se muestran y registran en la pestaña de asamblea; para seleccionar una asamblea creada hacer doble clic para seleccionar una ya existente.

quorum

Sanciones

En este módulo se realizan los cobros a los inmuebles que no asistieron a una asamblea guardada. Para proceder, marcar con check en la casilla 'Facturar' a los serán cobrados. La parte superior se maneja igual que una novedad: se selecciona el concepto y fecha de cobro, se diligencia la descripción, número de veces a cobrar y el valor, éste valor puede ser tomado de dos maneras: Un valor fijo o un cierto porcentaje del valor de cuota de administración.

En el caso del porcentaje, cuando se marque con check la opción % Admon, la casilla 'Valor' se denominará 'Porcentaje'. Se diligencia el porcentaje deseado y se da clic en el botón CALCULAR.

Cuando se tengan listos los cobros, se da clic en el botón COBRAR SANCIONES para generar los documentos correspondientes al cobro.

sancioasamblea

Nota: El registro de asamblea y de los respectivos temas de votación se realiza desde el módulo de Consultas Web

Archivo Electrónico

archivo_electronico

Este módulo tiene como proposito generar el archivo con cartera pendiente según el tipo seleccionado, para subirlo a la plataforma bancaria. correspondiente.

Los tipos de archivos disponibles son:

  • PSE
  • Banco Caja Social (BCS12)
  • Av Villas
  • Colpatria
  • Banco Caja Social
  • ACH
  • Taquilla PSE
  • Pagos Taquilla PSE

Nota: Estos archivos se generan en un archivo plano y pueden ser validados con las estructuras que se suben en la plataforma de la entidad bancaria correspondiente.