Cartera

Listas básicas

Terceros/Propietarios/Arrendatarios

Propietarios

Para registrar los terceros se debe tener claro el tipo de terceros que se manejan en cada proyecto, si estos son Propietarios/Condominio, Arrendatarios/Inquilinos, Inmobiliaria/Constructora o Supervisores.

A continuación se muestra una imagen del formulario para ingresar terceros. Los campos indicados en Negrita son obligatorios para guardar.

Nota: Los terceros de tipo 'Proveedor' serán creados en el módulo correspondiente.

Pestaña Datos Generales

Digite todos los campos con los datos que pertenecen al tercero:

TIPO DOC, NÚMERO DE DOCUMENTO, PAÍS, DEPARTAMENTO/ESTADO, MUNICIPIO, APELLIDOS, NOMBRES, DIRECCIÓN, TELÉFONOS, CORREO ELECTRÓNICO.

Nota: Si el tercero tiene dos teléfornos registrados estos deben ir separados por guión (-).

Pestaña Otros Datos

En esta ficha se captura información concerniente a:

BARRIO, RÉGIMEN Y OBSERVACIONES además de la marcación correspondiente si aplica RteIca y si se enviará información por correo electrónico.

Si el tercero tiene alguna queja con respecto al uso de sus datos personales marcar la casilla Ley 1581 - Reclamo en trámite.

En caso de que la queja sea oficialmente radicada ante la Superintendencia de Industria y Comercio, se marca la casilla Ley 1581 - Información en discusión judicial.

Esto con el propósito de cumplir lo dispuesto en la ley de protección de datos.

Claves (Módulo Web)

Desde esta opción se realiza el envío de claves de ingreso al Módulo de Consultas Web a los diferentes propietarios y arrendatarios, se marcan los terceros a los cuales se asignarán las claves para luego dar clic en el botón otros_datos para enviar las claves a los correos registrados.

Permisos (Módulo Web)

En esta opción se asignarán los permisos que tendran los propietarios o arrendatarios dentro del módulo de consultas web (es necesario enviar las claves antes de poder asignar a los permisos).

NOTA: Al ingresar en la captura de los diferentes terceros (Propietario, Arrendatario, Supervisor, Inmobiliaria), se puede tener el caso en que un propietario sea arrendatario. Al momento de ingresar en el otro módulo, se mostrará la información que ya se capturó, por lo tanto solo tendrá que guardar.

Para poder hacer uso de los módulos ENVÍO DE CORREOS y CONSULTAS WEB, debe ingresar los campos CORREO ELECTRÓNICO y CONTRASEÑA WEB.

Listados

En la sección de reportes, se podrán generar los listados correspondientes a terceros.

Seleccionar en que orden se mostrarán los terceros en los reportes (nombre o documento), y elegir el tipo de tercero:

Propietario
Arrendatarios
Inmobiliarias
Proveedores
Supervisores
Todos los terceros

Luego dar clic en el botón boton_reporte

Inmuebles

Para ingresar dirigirse a la pestaña de Cartera y seleccione la opción Inmuebles.

A continuación se muestra una imagen del formulario. Tenga en cuenta que los campos que están en negrilla son obligatorios.

Los tipos de inmuebles aparecen como predeterminado en el sistema. Apartamentos, bodegas, casas lote, lo mismo para el campo zonas. Los inmuebles estarían asociados a ZONA ÚNICA en caso de no cambiar o crear las zonas.

El campo Coeficiente se utiliza en los siguientes módulos. (Incrementos, quórum de asamblea y Novedades).

Si ingresa algún inmueble con valor de administración en cero y este no tiene saldo en cartera, el sistema NO genera facturación para este inmueble.

Referencia/Verificador: En este campos e debe diligenciar la referencia de pago usada para el recaudo bancario, en caso de que la utilidad Recaudo Electrónico sea utilizada (por defecto es el mismo código del inmueble).

ASOCIAR TERCEROS A UN INMUEBLE:Clic sobre el botón BUSCAR en los campos de Propietario, Arrendatario o Inmobiliaria/Constructora, en la ventana emergente puede buscar el tercero si ya existe, de lo contrario lo puede crear en esa misma ventana haciendo clic en CREAR.

AGRUPAR FACTURAS:Al marcar esta opción como SI, el sistema agrupa los cobros del tercero (Propietario, Arrendatario),en una cuenta de cobro. Debe hacer la marcación en cada uno de los inmuebles que se encuentre el tercero a agrupar.

VALOR ADMON: Ingrese el valor neto de la Administración sin descuento ni recargo; si este valor está en CERO, no realiza facturación.

ADMON ANTERIOR: El sistema ingresa, después de un incremento, el valor anterior de la cuota.

JURÍDICO: Indica si el inmueble está en proceso jurídico.

COBRAR A?: A quien se va a cobrar únicamente la cuota de administración.

NOTA: Para los inmuebles tipo ZCOMUN ver tema Facturación de zonas comunes.

Para consultar y/o editar la información adicional del inmueble seleccionado, pulsar el botón , que desplegará la opción Detalle Inmueble

Cobro Fracción

Si se desea realizar el cobro fraccionado de la primera cuota de administración entre la inmobiliaria y el propietario, se debe marcar la casilla 'Fracción' y asignar la fecha correspondiente a la entrega del inmueble, de esta forma se realizará el cobro a la inmobiliaria de los días previos a la entrega y al propietario los posteriores, debe estar asignada la inmobiliaria o constructora al inmueble.

$fracc$
Nota: Para habilitar este parámetro, realizar comunicación con Desystec SAS.

Detalle Inmueble

Para ingresar dirigirse a la pestaña de Cartera y seleccione la opción Det. Inmueble.

En esta Opción se podrán agregar datos adicionales correspondientes al inmueble.

En la pestaña 'Inmuebles Anexos' se podrán agregar las observaciones de los inmuebles asociados a este propietario

En la pestaña 'Vehículos' se registraran los vehículos asociados al inmueble:

En la pestaña 'Historial Poseedores' el sistema mostrará los propietarios que han estado asociados al inmueble.

En la pestaña 'Mascotas' diligenciar las mascotas por inmueble (incluyendo datos de raza, edad, e historial de vacunación):

En la pestaña 'Habitantes' se podrán agregar las observaciones de los inmuebles asociados a este propietario

En la sección de Reportes -> Listados, se podrán generar informes de los inmuebles por tipo de propietario, coeficiente y descuento, además de los reportes de habitantes, vehiculos, mascotas y la respectiva carnetización de estos:

*Carné de Habitante

Modulos de Contribución

Para ingresar dirigirse a la pestaña de Cartera y seleccione la opción Modulos de Contribución.

Esta opción se activa si se marcó el parámetro en los Parámetros del Proyecto.

En la Opción debe asociar el concepto, centro de costos y valor para el módulo de contribución de cada inmueble.

Si se va a realizar la facturación por módulos de contribución el campo Valor Admon de la pestaña (poseedores/valores) no debe tener ningún valor porque realizará el cobro de este valor únicamente.

Incrementos

Desde esta pestaña se podran configurar y generar los incrementos sobre los módulos de contribución.

Seleccione el redondeo que aplicará a los valores calculados, se podrá redondear por:

Unidades
Decenas
Centenas
Miles

Posteriormente desplegar la lista INCREMENTAR POR. Existen cuatros maneras de generar un incremento:

Manual:

Permite realizar el incremento de forma manual digitando el valor directamente en el campo "Nuevo valor" en frente de cada inmueble. Permite excluir inmuebles.

Porcentaje:

Se muestra el campo campoporc en el cual se puede digitar el % a incrementar, luego dar clic en el botón calcular para que en la columna 'Nuevo Valor' se muestren las cuotas actualizadas. Este incremento aplica para todos los inmuebles de la lista.

Coeficiente:

Al marcar aparecen dos campos: campocoef se debe digitar el valor del presupuesto anual, en el campo presupuesto mensual el sistema calculará este valor. Verificar que los inmuebles tengan coeficiente, aquellos que no lo tengan, no se les calculará incremento, posteriormente dar clic en 'Calcular'.

Valor Fijo:

Al marcar aparece un campo: campovfijo . Digite el valor, y todos los inmuebles tendrá un incremento de ese valor. Después hacer clic en Calcular.

Posteriormente seleccionar el módulo al que aplicará el incremento, marcar la casilla todos , para que el incremento aplique sobre la totalidad de los módulos de contribución

Clic en el botón calcular para evidenciar el resultado del incremento en la columna NUEVO VALOR, si los valores son corrrectos, pulsar el botón gen_inc para registrar los valores definitivos a cada Módulo.

El botón botrestinc permite devolver los valores que se encuentran en la columna VALOR ANTERIOR; por lo tanto se puede devolver máximo cuando se ha guardado el incremento una vez.

Procesos

Preliquidar y liquidar

Preliquidación

Este proceso consiste en: Identificar los conceptos que se cobrarán a cada uno de los inmuebles, sin generar ninguna transacción a contabilidad. Este proceso lo podrá realizar las veces que sea necesario, siempre y cuando no apruebe la liquidación.

Para ingresar dirigirse por la pestaña de Cartera, Procesos y seleccione FACTURACIÓN, posteriormente dar clic en el botón de 'Preliquidar'

Una vez terminada la preliquidación el sistema generará el informe correspondiente.

Liquidación

Una vez se tenga la preliquidación completamente revisada, enviar el proceso de liquidación, el cual consiste en contabilizar los cobros de cada uno de los inmuebles (este proceso es automático). Antes de realizar este proceso se recomienda:

Revisar el porcentaje de interés, el rango del descuento/recargo, en los conceptos.
Ingresar las novedades que afecten la siguiente facturación.
Revisar las fechas de descuento.
Revisar las fechas de emisión y vencimiento de los documentos a facturar.

Nota: Si se están ejecutando las opciónes de 'PRELIQUIDAR Y LIQUIDAR', no podrán ejecutarse nuevamente en otro Intercloud abierto en el mismo o en otro equipo, hasta que estas hayan finalizado.

Cruce de anticipos

El cruce de anticipo se realiza automáticamente, tenga en cuenta los siguientes casos:

CASO 1: Valor de los anticipos sea mayor o igual al valor de la cartera menos el descuento (aplica descuento).
CASO 2: Valor de los anticipos menor al valor de la cartera menos el descuento (NO aplica descuento).

Configuración de intereses diarios

Para comenzar con la configuración de intereses diarios es necesario ir a las opciones del proyecto y seleccionar la opción de INTERESES DIARIOS VENCIDOS. Hacer clic en Guardar para registrar los cambios.

Ahora nos dirigimos por configuración, conceptos. Se selecciona el concepto INTERÉS MORA ADMON.

En la opción SANCIÓN se debe seleccionar la opción ACUMULA para que se tome la liquidación de intereses acumulados vencidas. Hacer clic en Guardar.

Estos intereses se pueden causar en un documento aparte, para esto ver tema Tipos de documentos contables.

Se selecciona el tipo de documento, se selecciona el parámetro, para el concepto de interés se utiliza el parámetro de causación de cartera, y se selecciona el orden 4 (orden de interés).

Causar retenciones en la liquidacion

Para este proceso se deben tener en cuenta ciertas configuraciones en el programa, son las siguientes:

El proyecto debe estar marcado el parámetro de manejar con módulos de contribución (Opción configuración /modificar proyecto /parámetros).

Solo se causarán las retenciones sobre los conceptos que sean IVA PH

En la opción de cuentas especiales hay un espacio para el valor base de las retenciones, al liquidar los conceptos, si el valor de la retención es igual o mayor al valor base se causará la retención, de lo contrario no se cobrará.

El porcentaje de retención en la fuente de la opción de cuentas especiales debe ser igual al porcentaje que se asigne en el módulo de propietarios, la cantidad de porcentajes en estos dos módulos siempre debe ser la misma, ya que debe existir el porcentaje tanto en propietarios como en cuentas especiales para poder ser causada.

Luego de haber configurado estas opciones y que los inmuebles estén configurados en los módulos de contribución, ya se puede proceder a hacer la liquidación del siguiente mes y si los cobros de las retenciones aplican serán causadas de manera automática.

Pagos por lote

Para realizar pagos en lote haga clic en la opción PAGOS POR LOTE del módulo de CARTERA. Se mostrará una ventana con las siguientes características:

Seleccione los campos de la zona del recuadro Rojo correspondientes al documento, el documento se debe cambiar solo si tiene configurados más de un documento para recibir los pagos, de la fecha solo se podrá cambiar el día ya que el mes y el año corresponden al último periodo facturado dentro del proyecto. Siempre cargará la cartera con fecha del primero de mes actual con lo cual se verán los descuentos asociados a cada inmueble en esta fecha. Estos descuentos son el descuento global o total por todos los conceptos (que apliquen descuento) y en esta ventana principal no es posible modificarlos.

Marque la casilla check para seleccionar los inmuebles a aplicar, si no se quiere pagar la totalidad de la cartera, se debe dar clic en la celda “A PAGAR” correspondiente al inmueble (recuadro morado de la parte superior) y se mostrará la ventana con los conceptos de ese inmueble, allí se podrán configurar los pagos de cada concepto y modificar el descuento, anticipo o recargo.

Recuerde que puede modificar manualmente los campos de Descuento, Recargo y Anticipo.

Por último haga clic en el botón APLICAR PAGOS (Recuadro Azul).

Se pueden generar notas contables junto a los recibos de caja desde esta opción para las facturas que tengan descuento. Las notas electrónicas se generarán de manera automática en el documento que se tenga configurado en tipos de documentos contables. Para esto el proyecto deberá tener habilitado el módulo de facturación electrónica y la opción marcada en SÍ (recuadro rojo) en la parte superior de pagos en lote.

En caso de que la opción esté marcada como NO no se generará ninguna nota electrónica solo los recibos de caja. Una vez se aplique el pago de los documentos seleccionados y si se cumplen las condiciones de las notas contables mostrará el siguiente mensaje (Uno por cada nota contable que se genere)

Nota: Las notas electrónicas se generarán si se seleccionan distintas facturas tengan descuentos o no se pueden seleccionar diferentes.

Recibir pagos

Permite registrar los pagos, de los diferentes inmuebles, aplicando en forma automática la cartera y la transacción contable. Daytona le permite aplicar pagos en forma automática por los siguientes criterios:

PAGOS DE CARTERA
PAGOS POR ANTICIPADO
PAGOS OTROS INGRESOS. Ver más
RECAUDO ELECTRÓNICO
ANTICIPOS BARCODE
ACUERDOS BARCODE

Pagos de cartera

Los medios de pago que puede utilizar cuando se descargue de la cartera son: CHEQUE, EFECTIVO O TRANSFERENCIA.

Pagos de Cartera

Al dar clic en la opción PAGOS DE CARTERA del módulo RECIBIR PAGOS aparece la siguiente ventana.

FECHA DE PAGO: Mostrará el día configurado en el computador que ejecuta Daytona, el mes y el año corresponden al ultimo periodo facturado. El día le permite al sistema calcular el descuento o recargo, según parametrización del concepto, se puede configurar la fecha de consignación del recibo, marcando el parámetro 'Fecha Consignación Recibos' en las opciones del proyecto, dar clic en el botón refrescar para actualizar la cartera en la fecha seleccionada.

FILTRAR POR: Organiza la búsqueda por nomenclatura del inmueble o documento del tercero.

Realizar la búsqueda del tercero que realizará el pago (Para buscar se debe dar clic sobre el título de Deudor e Inmueble y aparecerá el recuadro 'Buscar'). Al identificar el inmueble o tercero, seleccione y presione el botón siguiente. Se mostrará la ventana con los conceptos que tenga en cartera ese inmueble.

Seleccione los conceptos que se van a cancelar haciendo doble clic sobre estos; el campo TOTAL mostrará cuanto se aplicará por el concepto, realice este procedimiento hasta completar el TOTAL A PAGAR.

Según sea el caso de los conceptos que se este realizando el pago se encuentren configurados los descuentos o recargos (pueden estar configurados los dos), en las columnas se mostrarán los valores correspondientes a cada uno. Si el valor digitado en el campo 'A Pagar' es mayor a los valores de los conceptos el restante se agregará en la columna Anticipo y ese valor aplicará para el siguiente pago.

Luego dar clic en botsiguiente y acepte el mensaje de confirmación para registrar el pago, puede escoger si imprimir o no el recibo de caja.

NOTA: Los inmuebles que no tenga conceptos o deuda en cartera NO se mostrarán en la selección.

Impuesto

Para realizar la recepción de pagos discriminando las cuentas de las retenciones se debe dar clic en el recuadro de aplicar impuesto, en esta opción nos aparecerán las cuentas asociadas en cuentas especiales las cuales al dar clic en el check se calculara el valor de la recepción automáticamente.

Pagos de acuerdos

Para realizar la recepción de pago de los valores que se encuentran en acuerdo de un inmueble se dirige por PAGOS DE CARTERA del módulo RECIBIR PAGOS, selecciona el inmueble y la fecha de recepción como se evidencia en la siguiente ventana:

Se identifica la opción RECIBIR DE donde se selecciona Acuerdos, al ubicar el cursor sobre esta opción (Recuadro Azul).

Pagos de acuerdos y pagos normales en un solo recibo

Para realizar el pago de los conceptos con acuerdos y el pago de conceptos normales debe elegir en la casilla Recibir de: el concepto de todos, una vez seleccionado podra observar que los pagos de acurdos estaran en color verde y los pagos normales en blanco, una vez seleccionados los pagos a recibir podra dar en siguiente y se generara un solo recibo de ambos conceptos.

Pagos de cartera con abono

Para realizar pagos de cartera con abono, ubicar el cursor en la columna a pagar y diligenciar los valores que se pagarán por concepto (menores al saldo existente por concepto).

Pagos de cartera con anticipo

Este pago se realiza en caso de que el tercero realice un pago de mayor valor al de la deuda, se anticipa la diferencia al concepto seleccionado mientras tenga un concepto de anticipo asociado

Se ingresa el valor pagado en el campo, pago por diferencia, la diferencia que arroja el sistema será el anticipo al concepto elegido.

Condonación de Interéses

Para realizar la condonación de interéses, se debe marcar la casilla correspondiente para que el sistema habilite el proceso al finalizar la recepción de pagos, los interéses que se vayan a condonar no se seleccionan.

En la ventana generada, marcar los interéses que se van a condonar elegir el tipo de documento contable, diligenciar la observación corespondiente y dar clic en el botón generar , para llevar a cabo la condonación y generar el informe correspondiente.

Notas crédito para descuentos recepción de pagos

Desde la opción "recepción de pagos de cartera", el sistema genera de forma automática, una nota crédito electrónica por el valor del o de los descuentos, esto, siempre y cuando seleccione dicho parámetro.

Para poder utilizar esta opción el proyecto debe estar habilitado para facturación electrónica y los documentos configurados respectivamente (podrá encontrar como hacer toda la configuración electrónica aquí).

Al ingresar a la opción de recibir pagos/pagos de cartera y elegir un tercero o un inmueble se habilitará el formulario que muestra el detalle de la cartera. En la parte superior se mostrará la siguiente opción:

Al estar marcada como sí, al momento de generar el recibo de caja y uno o más de uno de los conceptos tenga algún tipo de descuento se generará una nota crédito electrónica solamente por el valor de dichos descuentos que se aplicaron. Si el cliente no necesita o no requiere que se generen estas notas debe dejar la opción marcada como no opcion_no_nota y el recibo de caja se generará normalmente solo que no se creará la nota electrónica.

Cuando ya haya terminado de colocar los valores por los cuales se va a generar el recibo de caja, la opción esté marcada como sí y tenga descuentos que aplican se oprime el botón siguiente, confirmar que se va a generar el recibo de caja y el programa mostrara el siguiente mensaje:

Con el cual se confirmará que ya se creó la nota crédito y el número con el que se creó y ya quedará lista para transmitir. Podrá hacer la consulta de estas notas crédito por la opción de facturación electrónica o en registro de documentos.

Si en el recibo de caja a generar hay más de un documento que tenga descuento y la opción está marcada para que se genere la nota contable, se creara de manera automática una nota electrónica por cada uno de los documentos que tenían descuento. Por ejemplo, si tres FV tienen descuento, se crearan tres notas electrónicas diferentes. Al final del proceso el programa mostrará un mensaje por cada una de las notas generadas confirmando que se creó y que número de consecutivo se usó.

Cobro de intereses diarios

Esta función permite realizar el cobro de interés de mora de forma diaria. Es necesario realizar una configuración general del proyecto, se dirige por CONFIGURACIÓN, MODIFICAR PROYECTO, selecciona el proyecto y da clic en el botón MODIFICAR ubicado en la parte superior izquierda de la ventana, posteriormente se dirige a la pestaña de parámetros en la cual se habilita el parámetro.Ver más

Una vez configurado el sistema, el cobro de INTERES DIARIO se genera de forma automática cuando se realice el proceso de liquidación. Tal proceso se identifica en la ventana de preliquidación-intereses diarios.

Opción de cobro de interés en la recepción de pago.

TIPO VALOR:MULTA_VENC
Sanción:UNICA
Porcentaje:Valor de porcentaje a cobrar.
Concepto sobre el que aplica:Cuota de administración (Se configura el concepto sobre el cual se realizá el cálculo de interés Diario).

El cobro de los intereses Diarios se realiza en el proceso de recepción de pagos, para efectuar esta opción se dirige por CARTERA-RECIBIR PAGOS-PAGOS DE CARTERA.

En esta opción se selecciona el inmueble y la fecha de pago, el sistema calcula los intereses con base en la fecha de cartera.

Para calcular el interés diario dar clic en el botón CALCULAR (identificado en la imagen de color verde), automáticamente el sistema genera el interás diario por el número de días en mora.

Pagos por anticipado

Mediante esta opción podrá descargar los anticipos a inmuebles que no tengan saldo de cartera. Ingrese por cartera, procesos, recibir pagos y pagos de anticipos.

De la FECHA únicamente podrá seleccionar el día. Ubique el inmueble haciendo clic en el botón botbuscar , puede seleccionar a que tercero decidira cobrarlo con la opcion de (Anticipo de:); e ingrese una observación.

Para ingresar el valor ubíquese en el campo Valor.

Luego clic en botsiguiente para registrar el movimiento.

NOTA: Recuerde que la opción de pagos por anticipado únicamente aplica cuando el inmueble no tiene cartera. Si el inmueble debe al menos una cuota y se va a anticipar ingrese por la opción de recepción de pagos, seleccione el inmueble y el último concepto que se ha facturado. A continuación digite el valor del anticipo en el campo ANTICIPO del detalle del documento, luego realice el pago.

Recaudo electrónico

Para cargar los archivos haga clic sobre el botón ABRIR ARCHIVO del recuadro Azul.

Los diferentes formatos establecidos para el recaudo electrónico que pueden ser cargados en el sistema son los siguientes (ejemplos sombreados):

Convenciones

Fecha
Referencia (Número de factura o inmueble)
Valor del recaudo

PSE o Asobancaria 2001*

Extensión del archivo .txt y .dat

          01000900097420180501032000026507013927
          060000000000000000000000000000000000000000000937080000350000
          060000000000000000000000000000000000000000000937090000500000

Banco Caja Social 12

Extensión del archivo .d74 y .d90

          010009999999991__________________93708000000201805010000000000000000350000
          010009999999991__________________93709000000201805010000000000000000500000

          _18 espacios en blanco

Redeban

Extensión del archivo .dat